Mitarbeitergespräch richtig starten: Die Frage, die fast jeder Chef vergisst

Mitarbeitergespräch vorbereiten: Was denkst du über diesen Menschen?

Du sitzt vor dem Jahresgespräch und gehst deine Punkte durch. Was erwarte ich von ihm? Wie lief das letzte Quartal? Welche Vereinbarungen hatten wir, wohin soll sie sich entwickeln, welche Ziele setzen wir? Das ist gute Vorbereitung für jedes Mitarbeitergespräch, und sie gehört dazu.

Eine Frage fehlt trotzdem auf fast jedem Zettel. Was denkst du eigentlich über den Menschen, der dir gleich gegenübersitzt? Um genau diese Frage geht es in dieser Classics Folge vom Podcast Wirksam führen. Arne und Jörg haben sie über den Sommer zurückgeholt, weil sie zu den meistgehörten Folgen zählt. Aus dieser einen Frage entsteht am Ende auch der beste Einstieg ins Gespräch.

Die inhaltlichen Punkte stehen ohnehin in eurem Leitfaden. Sie sind Management. Führung hat mit Menschen zu tun, und wenn deine Aufgabe ist, Menschen gemeinsam zum Erfolg zu führen, macht es einen gewaltigen Unterschied, mit welchem Bild von ihnen du ins Gespräch gehst.

Schlaue Ratten, dumme Ratten und der Pygmalion-Effekt

In den 60er Jahren hat der Forscher Robert Rosenthal mit Studierenden ein Experiment gemacht. Jede Gruppe sollte eine Laborratte durch einen komplexen Irrgarten zum Ziel bringen. Der einen Hälfte sagte er, ihre Ratte sei extra dafür gezüchtet worden und besonders schlau. Der anderen Hälfte erzählte er, sie hätten leider eine besonders dumme Ratte erwischt, eine, die nichts kann.

Die Gruppen mit den angeblich schlauen Tieren waren geduldig. Sie sprachen mit ihren Ratten, gingen liebevoll mit ihnen um und probierten viele Wege aus. Fast alle kamen ins Ziel, und das ziemlich schnell. Die anderen wurden ungeduldig, gaben früh auf und waren frustriert. „Die lernen es ja eh nicht.“ Von ihren Ratten schaffte es kaum eine.

Dann die Auflösung. Alle Ratten stammten aus demselben Wurf und waren gleich intelligent. Untersucht wurde der Mensch, also die Frage, wie jemand in der Führungsrolle mit dem umgeht, den er ans Ziel bringen soll. Daraus entstand später das, was heute als Pygmalion-Effekt bekannt ist. Was du über die Menschen denkst, die du führst, bewahrheitet sich wie eine selbsterfüllende Prophezeiung. Die beiden haben dem Thema schon früher eine eigene Folge gewidmet, über schlaue und dumme Mitarbeiter und die Frage, warum du bekommst, was du denkst.

Dasselbe zeigte sich 1965 an amerikanischen Grundschulen. Lehrkräfte bekamen gesagt, bestimmte Kinder würden im kommenden Jahr einen großen Leistungssprung machen. Ausgewählt waren diese Kinder völlig willkürlich. Am Ende schnitten sie tatsächlich besser ab. Wer glaubt, eine kluge Schülerin vor sich zu haben, die die Integralrechnung beim ersten Mal nicht verstanden hat, versucht eben noch einen anderen Ansatz. Wer glaubt, das Kind schnalle es sowieso nicht, hört auf zu erklären.

Die beiden erwähnen auch eine Studie aus Deutschland, nach der schon Vornamen wie Kevin oder Chantal die Schulnoten beeinflussen. Und im Jugendfußball gibt es Trainer, die ihren Jungs etwas zutrauen und sie damit wachsen lassen. Viele Profis sagen genau das. Wenn der Trainer mir vertraut, kann ich aufblühen.

Die Frage vor jedem Mitarbeitergespräch ehrlich beantworten

Gerade vor dem großen Gespräch, das alle sechs oder zwölf Monate ansteht, lohnt sich ein Moment Ruhe. Was denke ich wirklich über diese Person? Ist sie für mich ein fauler Hund, oder ist sie clever und macht nur das Nötigste? Ist der Kollege, der ständig kritische Fragen stellt, einfach nervig, oder ist er ein neugieriger Freigeist, der Dinge hinterfragt?

Deine Antwort färbt das Gespräch. Wer innerlich genervt ist, wird schneller vorwurfsvoll oder pampig. Auch ein sehr positives Bild kann im Weg stehen. Wenn du denkst, das ist mein bestes Pferd im Stall und hoffentlich kündigt sie nie, sprichst du wichtige Punkte vielleicht gar nicht an. Du fasst sie mit Samthandschuhen an und wirst unklar. Die Mitarbeiterin bekommt kein kritisches Feedback und sucht sich irgendwann einen Ort, an dem mehr Entwicklung von ihr verlangt wird. Wie schnell gerade die Besten leise gehen, beschreibt die Folge über den High Performer, der kündigt.

Deshalb ist es eine Überprüfungsfrage. Stimmt das, was ich über diesen Menschen denke? Oder ist es eine Überzeugung, die auf ein, zwei Erfahrungen beruht, ein selektiver Ausschnitt? Erinnere dich an Situationen, in denen die angeblich unzuverlässige Person sehr zuverlässig war und Dinge genau so erledigt hat, wie der Kunde oder ein Kollege es wollte. Dieses Reflektieren und Überprüfen zieht sich durch das Leadership Training REFLECT, das die beiden in der Folge erwähnen.

Das gilt übrigens auch zu Hause. Wer die eigene Tochter als unselbstständig abgestempelt hat, übersieht leicht, wie selbstständig und liebevoll sie sich um den Hund kümmert, mit ihm Gassi geht und sich informiert, was er braucht. Vielleicht macht sie bloß die Hausaufgaben ungern allein.

Warum negative Urteile so hartnäckig sind

Wir labeln Menschen ständig, weil es das Leben einfacher macht. Der Griff in die Schublade ist eine Abkürzung. Schwierig wird es, wenn das Label dem im Weg steht, was ihr gemeinsam erreichen wollt. Bin ich geduldig mit jemandem? Erkläre ich etwas noch einmal? Frage ich mich nach einem Missverständnis, ob ich schlecht gebrieft habe? Oder halte ich mein Gegenüber für zu begriffsstutzig? Das sind zwei völlig verschiedene Standpunkte, und sie führen zu völlig verschiedenen Ergebnissen.

Die beiden verweisen auf Kim Cameron, einen Autor aus der Positive Leadership Literatur in den USA. Nach seiner Forschung reichen drei Situationen, die du als negativ bewertest, damit du einen Menschen negativ siehst. Um ihn wieder positiv zu sehen, brauchst du sieben positive Situationen. Einen negativen Stempel wieder loszuwerden ist also ungefähr doppelt so aufwendig.

Dass Skepsis unser Grundmodus ist, hat wohl evolutionäre Gründe. Wer beim Rascheln auf der Lichtung an ein Kaninchen dachte und sich irrte, wurde eben kein Vorfahre. Umso wichtiger ist es, bewusst gegenzusteuern, auch wenn dieser Weg anstrengender ist.

Einer der beiden beschreibt seine Haltung so. Er begegnet jedem Menschen mit der Annahme, dass er eigentlich alles mitbringt. Der Mensch ist anders, und manchmal passt er nicht auf ein bestimmtes Stellenprofil. Dann hat das mit der Stellenbeschreibung zu tun. Eine positive Zuschreibung wirkt laut Pygmalion-Effekt sogar besser als eine neutrale Haltung. Wenn du deine Leute als echte Raketen siehst, als Edelsteine, die du zum Funkeln bringen kannst, hat das Folgen für ihre Leistung. Und wenn du dich mal irrst, liegt der Fehler wahrscheinlich woanders.

Du bekommst, was du von anderen Menschen erwartest.

Henry Ford wird der Satz zugeschrieben, dass du in jedem Fall recht behältst, ob du glaubst, etwas zu schaffen, oder ob du glaubst, es nicht zu schaffen. Das gilt für dich selbst und für deinen Blick auf andere.

Der beste Einstieg ins Mitarbeitergespräch ist eine Absicht für eure Beziehung

Aus der Frage leitet sich der Einstieg ab. Neben Zielen und Leistung überlegst du dir, was dir auf der Beziehungsebene mit diesem Menschen künftig wichtig ist. Habt ihr es euch zuletzt schwer gemacht, könnte deine Absicht sein, es euch wieder leichter zu machen. Gab es Streit oder gegenseitige Vorwürfe, wäre Vollständigkeit eine gute Absicht. Hattet ihr immer wieder Missverständnisse, dann vielleicht Klarheit.

Diese Absicht sprichst du zu Beginn aus. Etwa so. „Thomas, mir ist total wichtig, dass wir es uns in Zukunft leichter machen. Ich hatte den Eindruck, das hatten wir nicht immer.“ Damit steht der rote Faden. Alle weiteren Themen, von der Weiterentwicklung bis zur Leistung, besprichst du vor diesem Hintergrund. „Klar brauchen wir hier eine bestimmte Leistung, und ich möchte trotzdem, dass es zwischen uns leicht ist.“ Wie du so einen Faden durch das ganze Gespräch hältst, vertieft die Folge über den roten Faden in Mitarbeitergesprächen.

Am Ende prüfst du, ob das Gespräch darauf eingezahlt hat. Habt ihr es jetzt leichter? Seid ihr vollständiger, klarer? Was in diesen letzten Minuten passiert, beschreiben Arne und Jörg ausführlich in der Folge darüber, wie du Mitarbeitergespräche wirksam beendest.

So einen Satz zum ersten Mal laut auszusprechen fühlt sich oft ungewohnt an. Du kannst das Gespräch vorher üben und merkst dabei, wie dein Einstieg ankommt und wo du noch nach Worten suchst.

Bleibegespräche mit Mitarbeitenden, die du halten willst

Jörg erzählt von einer sehr guten Mitarbeiterin, die er auf keinen Fall verlieren wollte. Er hatte ehrlich gesagt ein bisschen Angst, dass sie geht. Seine Absicht für das Gespräch war deshalb klar. Er wollte herausfinden, wie stark sie mit dem Unternehmen verbunden ist, und mit ihr vereinbaren, dass sie die nächsten 12 bis 24 Monate an Bord bleibt.

Solche Retention Gespräche gehören zu den Gesprächen, die Führungskräfte am häufigsten als herausfordernd erleben. MINDSET MOVERS trainiert sie im 12 Wochen Online Training REFLECT und in Inhouse-Trainings mit Gruppen von acht bis zehn Leuten. Ein größeres Unternehmen aus dem Beratungsumfeld begleiten sie seit über einem Jahr. Dort sind gute Leute knapp, und eine Nachbesetzung über Headhunter kostet nach der Erfahrung von Arne und Jörg schnell 20.000 bis 60.000 Euro. Jeder Abgang auf diesem Niveau kostet also richtig Geld.

Schon in den ersten Wochen des Trainings blieben Mitarbeitende, die bereits angekündigt hatten zu gehen, zumindest für eine gewisse Zeit. Arne sagt offen, dass niemand garantieren kann, dass jemand hundert Jahre bleibt. Klarheit, ein respektvolles Miteinander und bessere Kommunikation lassen sich aber lernen und trainieren, und das zeigt messbare Effekte im Unternehmen.

Den kompletten Leitfaden für Mitarbeitergespräche, aus dem die Frage stammt, schickt dir Jörg, wenn du ihm an joerg@mindsetmovers.de schreibst. Wenn du deinen Einstieg vorab ausprobieren willst, kannst du ihn im DialogLab so oft durchspielen, bis er sitzt. Einen ersten Eindruck von der Arbeit der beiden geben dir die kostenlosen Webinare.

Wie du ein schwieriges Gespräch Schritt für Schritt vorbereitest, zeigt dir der Leitfaden für schwierige Mitarbeitergespräche.