- Ein Mitarbeitergespräch ist ein geplantes Gespräch unter vier Augen über Leistung, Zusammenarbeit, Entwicklung und Ziele.
- Wirksam wird es durch zwei Dinge, die viele Leitfäden auslassen. Du klärst vorher, was du über dein Gegenüber denkst und was danach zwischen euch anders sein soll.
- Am Ende steht eine Vereinbarung mit klarer Zusage. Ein freundliches Einverständnis reicht dafür nicht.
- Funktionale Mitarbeitergespräche sind kurz vorbereitet, folgen einem roten Faden und enden mit zwei Zeilen, die beide schriftlich haben.
Viele Führungskräfte gehen mit einem gut gefüllten Gesprächsbogen ins Mitarbeitergespräch und kommen mit einem unguten Gefühl wieder heraus. Alles wurde besprochen, beide haben genickt, und drei Wochen später läuft es wie vorher. Am Bogen liegt das selten. Meist fehlen zwei Vorbereitungen, die auf keinem Formular stehen, und ein Gesprächsende, das wirklich verbindlich ist. Dieser Artikel führt dich Schritt für Schritt durch den Ablauf eines Mitarbeitergesprächs. Du bekommst Fragen, die das Gespräch öffnen, und einen Leitfaden, mit dem du auch schwierige Punkte ansprichst.
Was ist ein Mitarbeitergespräch?
Ein Mitarbeitergespräch ist ein geplantes, vertrauliches Gespräch zwischen Führungskraft und Mitarbeiterin oder Mitarbeiter. Es geht um die Arbeit der letzten Monate, um die Zusammenarbeit, um Ziele und um die Frage, wie sich jemand weiterentwickeln will. Im Unterschied zum kurzen Austausch im Flur ist es angekündigt, hat einen festen Rahmen und endet mit Ergebnissen, die festgehalten werden.
Oft fallen auch die Begriffe Personalgespräch, Jahresgespräch oder Mitarbeiterjahresgespräch. Das Jahresgespräch ist eine Form des Mitarbeitergesprächs, die einmal im Jahr stattfindet. Personalgespräch nennen viele eher kurzfristige Gespräche aus einem konkreten Anlass, etwa bei einer Abmahnung oder nach einer längeren Krankheit.
Eine gesetzliche Pflicht, regelmäßig Mitarbeitergespräche zu führen, gibt es in Deutschland nicht. Sie kann sich aus dem Arbeitsvertrag oder aus einer Betriebsvereinbarung ergeben. Umgekehrt haben Beschäftigte nach § 82 des Betriebsverfassungsgesetzes das Recht, die Beurteilung ihrer Leistung und ihre Entwicklungsmöglichkeiten im Betrieb mit dir zu besprechen.
Welche Arten von Mitarbeitergesprächen gibt es?
Die Liste möglicher Gesprächsanlässe ist lang. Für dich als Führungskraft ist eine andere Unterscheidung hilfreicher. Musst du dein Gegenüber zu einer Veränderung bewegen, oder darf es selbst entscheiden, was es mit deiner Rückmeldung macht? Davon hängt ab, wie du das Gespräch eröffnest und wie du es beendest.
| Gesprächsart | Typischer Anlass | Was am Ende stehen sollte |
|---|---|---|
| Jahresgespräch | Fester Termin einmal im Jahr, Rückblick und Ausblick | Wenige klare Ziele und ein Entwicklungsschritt für die nächsten Monate |
| Zielvereinbarung | Neues Quartal, neues Projekt, neue Rolle | Ziele, an denen beide ablesen können, ob sie erreicht wurden |
| Entwicklungsgespräch | Jemand will mehr Verantwortung oder eine andere Aufgabe | Eine konkrete Aufgabe, an der die Person wachsen kann |
| Erwartungsgespräch | Eine Leistung oder ein Verhalten passt nicht | Eine Vereinbarung über ein beobachtbares Verhalten mit Termin |
| Feedbackgespräch | Dein Gegenüber bittet dich um deine Einschätzung | Deine ehrliche Sicht, über die die andere Person selbst entscheidet |
| Bleibegespräch | Du willst wissen, ob eine wichtige Person an Bord bleibt | Klarheit über ihre Pläne und darüber, was sie zum Bleiben braucht |
Die häufigste Verwechslung betrifft das Feedbackgespräch. Feedback funktioniert, wenn dein Gegenüber danach gefragt hat und frei entscheiden kann, was es damit anfängt. Sobald du eine Veränderung erwartest, führst du ein Erwartungsgespräch. Wer seine Erwartung als Feedback verpackt, weil es freundlicher klingt, wird als Meinung gehört. Mehr dazu findest du im Artikel Feedback geben.
Wie bereitest du ein Mitarbeitergespräch vor?
Die organisatorische Vorbereitung ist schnell erledigt. Lade zwei bis drei Wochen vorher ein und nenne die Themen, damit sich dein Gegenüber ebenfalls vorbereiten kann. Plane 60 bis 90 Minuten für ein Jahresgespräch und einen ruhigen Raum ohne Glaswand zum Großraumbüro. Sammle konkrete Beobachtungen aus den letzten Monaten, die guten genauso wie die schwierigen, und schau dir die Vereinbarungen aus dem letzten Gespräch an.
Die inhaltlichen Fragen nach Leistung, Zielen und Entwicklung kennst du aus deinem Gesprächsbogen. Zwei Fragen fehlen auf fast jedem Formular, und genau sie entscheiden darüber, wie das Gespräch verläuft.
Was denkst du eigentlich über diesen Menschen?
Bevor du die erste Frage stellst, hast du dir längst ein Bild gemacht. Vielleicht ist Jana für dich die Zuverlässige, auf die immer Verlass ist. Vielleicht ist Markus für dich derjenige, der nur das Nötigste tut. Dieses Bild wirkt im Gespräch mit, ob du willst oder nicht. Wer glaubt, er habe es mit einem faulen Mitarbeiter zu tun, wird ungeduldiger, hört weniger genau hin und gibt schneller auf. Wer an sein Gegenüber glaubt, fragt sich bei einem Missverständnis eher, ob er selbst unklar war.
Wie stark solche Erwartungen wirken, zeigt ein bekanntes Experiment des Psychologen Robert Rosenthal aus dem Jahr 1963. Studierende bekamen Laborratten, die einen Irrgarten durchlaufen sollten. Der einen Gruppe wurde gesagt, ihre Tiere seien auf Intelligenz gezüchtet, der anderen, ihre seien besonders dumm. In Wahrheit stammten alle Ratten aus demselben Stamm. Die angeblich klugen Ratten schnitten trotzdem deutlich besser ab. Rosenthal führte das auf die Erwartungen der Studierenden zurück.
Im Führungsalltag passiert dasselbe jeden Tag. Was du über einen Menschen denkst, bestimmt, wie du ihn behandelst, und das prägt, wie er arbeitet. Deshalb lohnt sich vor jedem Mitarbeitergespräch ein ehrlicher Blick auf das eigene Etikett. Was glaube ich über diese Person? Stimmt das wirklich, oder stützt es sich auf zwei, drei Situationen, die mir im Gedächtnis geblieben sind?
Auch ein positives Etikett kann im Weg stehen. Wer denkt, er dürfe seine beste Kraft auf keinen Fall verlieren, fasst sie mit Samthandschuhen an. Dann bleiben ausgerechnet die wichtigen Themen unausgesprochen. Die Frage ist immer dieselbe. Hilft mir mein Bild von dieser Person, oder steht es uns im Weg?
Was soll nach dem Gespräch zwischen euch anders sein?
Die zweite Frage betrifft eure Beziehung. Was ist dir auf der zwischenmenschlichen Ebene wichtig, wenn du an die nächsten Monate mit dieser Person denkst? Habt ihr es euch zuletzt schwer gemacht, könnte deine Absicht lauten, dass ihr es wieder leichter miteinander habt. Gab es wiederholt Missverständnisse, wäre Klarheit eine passende Absicht.
Diese Absicht ist der rote Faden für das gesamte Mitarbeitergespräch. Du sprichst trotzdem über Leistung, Ziele und Entwicklung, nur eben vor diesem Hintergrund.
Dazu kommt eine sachliche Klärung. Was genau soll das Ergebnis sein, und woran erkennst du es? „Er soll verstanden haben, dass er mehr Verantwortung übernehmen muss“ lässt sich kaum überprüfen. Überleg dir vorher, welches Verhalten für dich Verantwortung ausdrückt. Wenn du das selbst nicht weißt, kann es dein Gegenüber erst recht nicht wissen.
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Wie startest du ein Mitarbeitergespräch?
Die ersten Minuten bestimmen, mit welcher Haltung dein Gegenüber zuhört. Sag offen, worum es geht und wie du dir das Gespräch vorstellst. Wer bis zur Mitte des Termins rätseln muss, worauf du hinauswillst, ist mit Raten beschäftigt statt mit dem Gespräch.
Besonders wirksam ist ein Einstieg, der deine Absicht auf der Beziehungsebene ausspricht. Zum Beispiel so.
Führungskraft
„Thomas, wir machen heute unser Jahresgespräch. Bevor wir über Zahlen und Ziele reden, mir ist eines besonders wichtig. Ich hatte den Eindruck, dass wir es uns in den letzten Monaten nicht immer leicht gemacht haben. Ich möchte, dass es zwischen uns wieder leichter läuft.“
Mit so einem Satz weiß Thomas, dass es dir um mehr geht als um das Abhaken eines Bogens. Und du hast selbst einen Maßstab, an dem du jeden weiteren Gesprächsteil ausrichten kannst.
Danach bekommt dein Gegenüber das Wort. Frag zuerst nach seiner Sicht auf die letzten Monate, bevor du deine eigene Einschätzung teilst. So vermeidest du, dass die andere Person sich nur noch zu deinem Urteil verhält.
Podcast Wirksam führen · Folge 217Mitarbeitergespräch richtig starten
Arne und Jörg sprechen über die Frage, die sich vor einem Mitarbeitergespräch kaum jemand stellt, und über einen Gesprächseinstieg, der wirklich etwas verändert.
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Wie läuft ein Mitarbeitergespräch ab?
Eine Reihenfolge im Kopf hilft, gerade wenn das Gespräch ins Stocken gerät. Dieser Leitfaden hat sich für Jahresgespräche und längere Entwicklungsgespräche bewährt.
- Einstieg und Absicht. Begrüßen, Ablauf erklären und sagen, was dir für eure Zusammenarbeit wichtig ist.
- Sicht des Mitarbeiters. Wie hat dein Gegenüber die letzten Monate erlebt, worauf ist es stolz, was war schwierig?
- Deine Rückmeldung. Was ist dir aufgefallen? Beschreib konkrete Situationen und nenne Erfolge genauso deutlich wie Abweichungen.
- Ziele und Erwartungen. Was steht in den nächsten Monaten an, und woran messt ihr, ob es geklappt hat?
- Entwicklung und Unterstützung. Wo will die Person hin, und was braucht sie dafür von dir?
- Vereinbarung und Abschluss. Dein Gegenüber fasst zusammen, was vereinbart ist. Ihr haltet es schriftlich fest und legt einen Folgetermin fest.
Wie viel Zeit du für welchen Teil einplanst, hängt vom Anlass ab. Für ein Jahresgespräch von etwa 75 Minuten ist diese Verteilung ein brauchbarer Ausgangspunkt.
| Phase | Zeit | Wer redet überwiegend |
|---|---|---|
| Einstieg und Absicht | 5 Minuten | Du |
| Sicht des Mitarbeiters | 15 Minuten | Dein Gegenüber |
| Deine Rückmeldung | 15 Minuten | Beide im Wechsel |
| Ziele und Erwartungen | 20 Minuten | Beide im Wechsel |
| Entwicklung | 10 Minuten | Dein Gegenüber |
| Vereinbarung | 10 Minuten | Dein Gegenüber fasst zusammen |
Auffällig ist, wie wenig Redezeit auf dich entfällt. Viele Führungskräfte reden im Mitarbeitergespräch weit mehr als die Hälfte der Zeit. Je mehr du redest, desto weniger erfährst du, und desto mehr wird das Ergebnis zu deinem Ergebnis statt zu eurem.
Welche Fragen gehören in ein Mitarbeitergespräch?
Gute Fragen sind offen und ehrlich gemeint. Diese Fragen öffnen das Gespräch, ohne zu verhören.
Fragen für den Rückblick
- „Worauf bist du in den letzten Monaten besonders stolz?“
- „Was war schwieriger, als du es erwartet hattest?“
- „Auf einer Skala von 1 bis 10, wie zufrieden bist du gerade mit deiner Arbeit?“ Danach fragst du, was zu einer höheren Zahl fehlt.
Fragen zur Zusammenarbeit
- „Steht gerade irgendwas zwischen uns? Ich habe den Eindruck, es läuft seit einiger Zeit unrund.“
- „Was demotiviert dich gerade?“ Diese Frage bringt meist mehr als die Frage, wie du jemanden motivieren kannst.
- „Was mache ich als Führungskraft, das dir die Arbeit schwerer macht?“
Fragen zu Zielen und Entwicklung
- „Was willst du in einem Jahr können, was du heute noch nicht kannst?“
- „Willst du dieses Ziel wirklich erreichen?“ und „Traust du dir das zu?“ Erst wenn beide Antworten Ja lauten, lohnt sich eine Vereinbarung.
- „Was brauchst du von mir, damit das klappt?“
Die Skalenfrage ist eines der einfachsten Werkzeuge im ganzen Mitarbeitergespräch. Sie macht ein diffuses Gefühl besprechbar und zeigt dir, ob dein Gegenüber eher bei vier oder bei acht steht. Viele Führungskräfte vermeiden sie, weil sie Angst vor der Antwort haben. Dabei ist eine ehrliche Vier wertvoller als eine höfliche Acht, die drei Monate später in einer Kündigung endet.
Wie sprichst du im Mitarbeitergespräch an, was nicht gut läuft?
Kritische Punkte gehören ins Mitarbeitergespräch, auch wenn es um das Jahresgespräch geht und die Stimmung eigentlich freundlich sein soll. Wichtig ist, dass nichts davon eine Überraschung ist.
Entscheidend ist die Art, wie du beschreibst. Menschen reagieren auf beobachtbare Tatsachen meist sachlich und auf Urteile mit Verteidigung. Trenne deshalb sauber, was passiert ist und was du daraus schließt.
| Thema | Als Urteil | Als Beobachtung |
|---|---|---|
| Pünktlichkeit | „Du bist unzuverlässig.“ | „Du bist in den letzten vier Wochen dreimal nach 9:15 Uhr gekommen. Vereinbart war 9 Uhr.“ |
| Engagement | „Du nimmst das Projekt nicht ernst.“ | „Die letzten beiden Kundentermine hast du ohne Vorbereitung wahrgenommen.“ |
| Zusammenarbeit | „Du bist im Team schwierig.“ | „Im Montagsmeeting hast du Lisa zweimal unterbrochen, bevor sie ihren Punkt zu Ende bringen konnte.“ |
Nach der Beschreibung folgt die Wirkung. Was hat dadurch nicht funktioniert, für dich oder für den Kunden? Danach fragst du ehrlich nach, wie dein Gegenüber die Situation sieht. „Wie kam es dazu?“ ist eine andere Frage als „Warum machst du das immer?“. Widerstand an dieser Stelle ist eine Information.
Wenn ein Thema so groß ist, dass es das gesamte Mitarbeitergespräch dominieren würde, gehört es in einen eigenen Termin. Wie du dabei vorgehst, beschreibt der Artikel Kritikgespräch führen. Für Situationen, in denen schon viel Spannung in der Luft liegt, hilft der Leitfaden schwierige Mitarbeitergespräche führen.
DialogLab · KI-GesprächstrainingÜbe das Mitarbeitergespräch, bevor es stattfindet
Im DialogLab führst du Mitarbeitergespräche mit KI-Charakteren, die ausweichen, widersprechen oder dichtmachen, und bekommst danach eine Auswertung deiner Gesprächsführung.
Wie beendest du ein Mitarbeitergespräch, damit danach etwas passiert?
Hier scheitern die meisten Mitarbeitergespräche. Das Gespräch war offen, die Stimmung angenehm, beide haben genickt. Drei Wochen später ist nichts passiert. Meistens hat das Gespräch mit einem emotionalen Einverständnis geendet. Eine Vereinbarung gab es nicht.
Der Unterschied ist größer, als er klingt. Ein Einverständnis bedeutet, dass ihr die Situation ähnlich seht und euch verstanden fühlt. Eine Vereinbarung bedeutet, dass dein Gegenüber zusagt, etwas Bestimmtes bis zu einem bestimmten Zeitpunkt zu tun. Ob es das gut findet, ist dafür zweitrangig. Auch ein „Gefällt mir nicht, aber du kannst dich darauf verlassen“ ist eine vollwertige Zusage.
Viele Führungskräfte suchen am Ende trotzdem den Konsens. Sie wollen verstanden werden und nicht schroff wirken. Dann werden die Formulierungen weich, und es entstehen Sätze wie „Wir müssten mal schauen, wie wir das hinbekommen, siehst du ja auch so“. Aus Harmonie wird so eine Unklarheit, die später beide Seiten Nerven kostet.
| Thema | Vages Gesprächsende | Klare Vereinbarung |
|---|---|---|
| Verantwortung | „Ich wünsche mir, dass du mehr Verantwortung übernimmst.“ | „Ab sofort bereitest du das Projektmeeting vor, verteilst die Aufgaben und hältst sie nach. Kann ich mich darauf verlassen?“ |
| Kundenkontakt | „Bei Problemen mit dem Kunden sprechen wir uns ab.“ | „Wenn der Kunde ein Problem meldet, schlägst du ihm selbst eine Lösung vor und informierst mich danach.“ |
| Termine | „Versuch bitte, die Berichte pünktlicher zu schicken.“ | „Die Berichte sind bis Donnerstag 18 Uhr bei mir. Sagst du mir das zu?“ |
Achte auf die Antworten. „Ich versuche es“ ist keine Zusage. Sonst stehst du in zwei Wochen wieder vor demselben Thema. Frag freundlich nach. „Versuchen klingt für mich noch nicht nach einer Zusage. Kann ich mich darauf verlassen?“ Die Antwort darauf ist ein Ja oder ein Nein, und beides hilft dir weiter.
Lass am Ende dein Gegenüber zusammenfassen, was vereinbart ist. Fasst du selbst zusammen, sind es deine Worte, und du übernimmst damit wieder die Verantwortung. Wenn die andere Person die Vereinbarung in eigenen Worten wiedergibt, merkst du sofort, ob ihr dasselbe meint. Bitte sie dann, die Vereinbarung in zwei Zeilen per Mail zu schicken. Das klingt formal, erspart euch aber die Diskussion in sechs Wochen darüber, wer was gemeint hat.
Podcast Wirksam führen · Folge 225Mitarbeitergespräche meistern
Arne und Jörg zeigen, wie du ein Mitarbeitergespräch so beendest, dass die Umsetzung zum Selbstläufer wird, und warum ein freundliches Einverständnis dafür nicht reicht.
Was tust du, wenn dein Mitarbeiter Nein sagt?
Ein Nein am Ende des Gesprächs fühlt sich unangenehm an. Es ist trotzdem besser als ein halbherziges Ja. Mit einem Nein weißt du, woran du bist, und kannst weiterfragen. Im Kern bleiben zwei Möglichkeiten. Entweder traut sich dein Gegenüber die Sache nicht zu, oder es will sie nicht.
Traut sich jemand etwas nicht zu, fehlt oft Übung oder das Vertrauen, es lernen zu können. Dann sprecht ihr darüber, wie die Person das Nötige erwerben kann und was sie dafür von dir braucht. Manchmal hilft ein kleinerer erster Schritt. Statt „Du übernimmst ab sofort die Kundenbetreuung“ vereinbart ihr, dass sie das nächste Kundentelefonat führt und du danebensitzt.
Hinter einem Nein kann auch etwas anderes stecken. Ein Konflikt, der nie ausgesprochen wurde, oder die Sorge vor Überlastung. Wer jeden Widerstand gleich behandelt, verfehlt das eigentliche Thema. Frag nach. „Was hält dich davon ab, hier Ja zu sagen?“
Will jemand etwas grundsätzlich nicht, habt ihr ein anderes Thema. Dann geht es um die Frage, ob die Rolle noch zur Person passt und ob es im Unternehmen eine andere gibt. Klare Bedingungen kannst du nur setzen, wenn du innerlich bereit bist, auch eine Trennung in Betracht zu ziehen. Ohne diese Freiheit bist du erpressbar.
Welche Fehler machen ein Mitarbeitergespräch wirkungslos?
Die meisten Fehler im Mitarbeitergespräch entstehen aus guter Absicht. Man will freundlich sein und niemanden verletzen.
| Fehler | Was er bewirkt | Was stattdessen funktioniert |
|---|---|---|
| Kritik zum ersten Mal im Jahresgespräch | Dein Gegenüber fühlt sich überrumpelt und verteidigt sich | Abweichungen zeitnah ansprechen, im Jahresgespräch nur noch einordnen |
| Nur über die Vergangenheit reden | Viel Analyse, wenig Veränderung | Den größten Teil der Zeit auf die nächsten Monate verwenden |
| Zu viele Ziele | Nichts davon wird ernsthaft verfolgt | Wenige Ziele, an denen beide den Erfolg ablesen können |
| Lob ohne Inhalt | „Lief super“ sagt niemandem, was er wiederholen soll | Konkret benennen, was jemand getan hat und was es bewirkt hat |
| Konsens statt Zusage | Beide nicken, nichts ändert sich | Eine Vereinbarung mit klarer Zusage und Termin |
| Die Führungskraft fasst zusammen | Es bleiben deine Worte und deine Verantwortung | Dein Gegenüber fasst zusammen und schickt zwei Zeilen per Mail |
Ein weiterer Fehler passiert schon vor dem Gespräch. Wer mit einem festen Urteil in den Raum geht, sucht im Gespräch nur noch die Bestätigung.
Mitarbeitergespräche im Alltag trainieren
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Wie oft und wie lange solltest du Mitarbeitergespräche führen?
Das klassische Jahresgespräch hat seinen Platz. Als einziges Gespräch im Jahr ist es zu wenig. Zwölf Monate sind eine lange Zeit, um über Erwartungen zu rätseln.
Viele Führungskräfte fahren gut mit einem festen, kurzen Einzelgespräch alle ein bis zwei Wochen und einem längeren Gespräch zu Leistung und Entwicklung einmal im Quartal oder im Halbjahr. Zwanzig Minuten reichen dafür. Dann wird das Jahresgespräch zu einer Zusammenfassung dessen, was ihr ohnehin besprochen habt. Überraschungen gibt es darin keine mehr.
Ein Jahresgespräch braucht 60 bis 90 Minuten. Plane zehn Minuten Puffer ein, damit du die Vereinbarung am Ende nicht unter Zeitdruck durchwinkst.
Wie dokumentierst du ein Mitarbeitergespräch?
Ein Mitarbeitergespräch muss nicht in jedem Fall protokolliert werden. Halte aber in jedem Fall fest, was vereinbart wurde. Das schützt beide Seiten vor unterschiedlichen Erinnerungen und macht den Folgetermin leichter. Ein knappes Protokoll umfasst Datum, Teilnehmende, die wichtigsten Themen, die getroffenen Vereinbarungen mit Termin und den nächsten Gesprächstermin.
Am wirksamsten ist es, wenn dein Gegenüber die Vereinbarungen selbst aufschreibt und dir schickt.
Gibt es in deinem Unternehmen einen Betriebsrat, können Beschäftigte nach § 82 Absatz 2 des Betriebsverfassungsgesetzes verlangen, dass ein Betriebsratsmitglied an einem Gespräch über die Beurteilung ihrer Leistung und ihre Entwicklung teilnimmt. Frag im Zweifel in der Personalabteilung nach, bevor du ein Protokoll in die Personalakte gibst.
Mitarbeitergespräche mit wenig Zeitaufwand: live mit Arne
In den kostenfreien Webinaren geht es um Mitarbeitergespräche und die häufigsten Führungsfehler. Mit offenem Q&A am Ende.
Selbstcheck: Wie wirksam führst du deine Mitarbeitergespräche?
Zehn Aussagen, je ein Klick. Denk an dein letztes längeres Mitarbeitergespräch und hak nur ab, was wirklich so war. Am Ende siehst du, wo du stehst und wo du ansetzen kannst.
Klick die Aussagen an, die auf dich zutreffen.
Ein Impuls zur Selbstreflexion, kein wissenschaftlicher Test.
Kann man Mitarbeitergespräche führen lernen?
Ja, und zwar vor allem durch Übung. Die wenigsten Führungskräfte haben gelernt, ein Mitarbeitergespräch zu führen, bevor sie das erste führen mussten. Das ist ungefähr so, als würde ein Fußballteam nur in Pflichtspielen üben. Leadership ist Übungssache. Wer ein schwieriges Gespräch vorher durchspielt, mit einer Kollegin oder im DialogLab, geht deutlich ruhiger in den Ernstfall.
Hilfreich ist die Unterscheidung zwischen Trainingszeit und Spielzeit. In der Trainingszeit darfst du ausprobieren, Formulierungen testen und auch einmal danebenliegen. Im echten Mitarbeitergespräch zählt das Ergebnis.
Auch die Haltung dahinter lässt sich trainieren. Wenn du Mitarbeitergespräche in einen größeren Zusammenhang stellen willst, lies den Überblick zur Mitarbeiterführung.
Häufige Fragen zum Mitarbeitergespräch
Was ist ein Mitarbeitergespräch?
Ein Mitarbeitergespräch ist ein geplantes, vertrauliches Gespräch zwischen Führungskraft und Mitarbeitenden. Es geht um Leistung, Zusammenarbeit, Ziele und Entwicklung. Am Ende stehen Vereinbarungen, die beide festhalten.
Wie läuft ein Mitarbeitergespräch ab?
Bewährt hat sich diese Reihenfolge. Einstieg mit deiner Absicht, Sicht des Mitarbeiters, deine Rückmeldung, Ziele und Erwartungen, Entwicklung und am Ende eine Vereinbarung, die dein Gegenüber zusammenfasst.
Wie bereite ich mich als Führungskraft auf ein Mitarbeitergespräch vor?
Lade zwei bis drei Wochen vorher ein, nenne die Themen und sammle konkrete Beobachtungen. Kläre außerdem, was du über die Person denkst und was nach dem Gespräch zwischen euch anders sein soll.
Welche Fragen stelle ich im Mitarbeitergespräch?
Offene Fragen funktionieren am besten. Zum Beispiel „Worauf bist du besonders stolz?“, „Was demotiviert dich gerade?“ oder „Was brauchst du von mir, damit das klappt?“. Die Skalenfrage von 1 bis 10 macht diffuse Gefühle besprechbar.
Wie lange dauert ein Mitarbeitergespräch?
Ein Jahresgespräch braucht meist 60 bis 90 Minuten, ein Zielgespräch etwa 45 Minuten und ein regelmäßiges Einzelgespräch 20 bis 30 Minuten. Plane etwas Puffer ein, damit die Vereinbarung am Ende nicht unter Zeitdruck entsteht.
Wie oft sollte man Mitarbeitergespräche führen?
Ein Jahresgespräch allein reicht selten. Viele Führungskräfte kombinieren kurze Einzelgespräche alle ein bis zwei Wochen mit einem längeren Gespräch zu Leistung und Entwicklung pro Quartal oder Halbjahr.
Ist ein Mitarbeitergespräch Pflicht?
Eine allgemeine gesetzliche Pflicht gibt es nicht. Sie kann sich aus dem Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung ergeben. Beschäftigte haben nach § 82 BetrVG das Recht, ihre Leistungsbeurteilung und ihre Entwicklungsmöglichkeiten zu besprechen.
Was ist der Unterschied zwischen Mitarbeitergespräch und Personalgespräch?
Das Mitarbeitergespräch findet geplant und regelmäßig statt und dient der Entwicklung. Als Personalgespräch bezeichnen viele ein kurzfristiges Gespräch aus einem konkreten Anlass, etwa bei einer Abmahnung oder nach längerer Krankheit.
Wie spreche ich Kritik im Mitarbeitergespräch an?
Beschreib, was passiert ist, ohne zu bewerten, und nenne die Wirkung. Frag dann nach der Sicht deines Gegenübers und vereinbart ein konkretes Verhalten mit Termin. Kritik sollte im Jahresgespräch keine Überraschung sein.
Wie beende ich ein Mitarbeitergespräch richtig?
Mit einer Vereinbarung, der dein Gegenüber ausdrücklich zustimmt. Lass die Person zusammenfassen, was vereinbart ist, und bitte sie, es dir in zwei Zeilen per Mail zu schicken. Ein „Ich versuche es“ ist noch keine Zusage.
Was tun, wenn der Mitarbeiter einer Vereinbarung nicht zustimmt?
Frag nach, ob er sich die Sache nicht zutraut oder ob er sie nicht will. Fehlt Zutrauen, klärt ihr, was er zum Lernen braucht. Will er grundsätzlich nicht, geht es um die Frage, ob die Rolle noch passt.
Muss ein Mitarbeitergespräch protokolliert werden?
Nicht jedes Gespräch braucht ein Protokoll. Die Vereinbarungen solltest du aber immer schriftlich festhalten. Klär im Zweifel mit der Personalabteilung, ob und wie Protokolle in die Personalakte kommen.
Was gehört nicht in ein Mitarbeitergespräch?
Fragen zu Gesundheit, Familienplanung oder Privatleben haben dort nichts zu suchen. Auch eine Abmahnung oder eine Kündigung gehört in einen eigenen Termin. Große Konflikte klärst du besser in einem separaten Gespräch.
Gründer und Geschäftsführer von MINDSET MOVERS. Seit über 18 Jahren Unternehmer. Er trainiert Führungskräfte darin, schwierige Gespräche klar und wertschätzend zu führen.
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