Einzelgespräche mit Mitarbeitern: Die Fragen, die dein 1:1 wirklich wirksam machen

Einzelgespräche mit Mitarbeitern: Wirksam wird dein 1:1 schon vor dem Termin

Du hast regelmäßig Einzelgespräche mit deinen Mitarbeitenden. Jour fixe, wöchentlich oder alle zwei Wochen, fest im Kalender. Und manchmal merkst du, dass diese Termine nach Schema laufen. Projektstatus, Aufgaben, offene Punkte, fertig. Dabei steckt in jedem 1:1 Gespräch die Chance, euch gemeinsam auszurichten. Arne und Jörg stellen in dieser Folge die Fragen vor, die sich in ihrer Trainingsarbeit und in ihrer eigenen Führung bewährt haben.

Ihre These ist einfach. Wirksame Führung braucht keine zusätzlichen Termine. Du nutzt die Anlässe, die du ohnehin hast, um Dinge zu klären. Das gelingt mit guten Fragen und einer klaren Absicht.

Bevor du in ein Einzelgespräch gehst, frag dich, was nach diesen 30 oder 60 Minuten anders sein soll. Arne betont, dass du dir diese Frage jedes Mal neu stellst. Die Absicht hängt nicht am Termin. Auch wenn du jede Woche mit derselben Person zusammensitzt, kann es heute um etwas ganz anderes gehen als letzte Woche.

Jörg beschreibt das typische Gegenbild. Du triffst alle zwei Wochen Martina oder Stefan, gehst rein und fragst „Hast du was? Gibt es was Neues?“ Der Termin findet statt, weil er im Kalender steht. Wenn du vorher klar hast, worum es dir geht, wird das Gespräch deutlich wirksamer.

Effiziente Führung heißt für die beiden auch, Zwischenmenschliches und Operatives in einem Termin zu klären. Ihre Erfahrung ist, dass klärende Gespräche oft in 10 bis 20 Minuten gelingen. Mit einer klaren Agenda findest du diese Zeit im selben Jour fixe.

Wenn etwas zwischen euch steht

Manchmal spürst du, dass irgendwas die Zusammenarbeit belastet. Es läuft unrund, es gibt Hickups. Dann ist deine Absicht für das Gespräch, das anzusprechen. Die Frage dafür ist schlicht.

Gibt es eigentlich irgendwas, was zwischen uns steht? Ich habe den Eindruck, es läuft seit ein paar Tagen unrund.

Eine zweite Variante lautet „Habe ich irgendwas gemacht, was blöd für dich war?“ Jörg nennt ein Beispiel. Normalerweise sagt jemand sofort ja, wenn du ihn zum Mittagessen fragst, und die letzten zwei Male hat er abgeblockt. Dein Interesse ist, das auf den Tisch zu bringen.

Arne betont, dass es dabei viel mehr auf deine Haltung ankommt als auf die Formulierung. Stellst du die Frage mit echtem Interesse, merkt dein Gegenüber das und sagt vielleicht „Im letzten Teammeeting hast du das und das gesagt, das fand ich echt daneben.“ Diese Fragen passen besonders, wenn du ahnst, dass du selbst etwas getan oder unterlassen hast, was für die andere Person ungünstig war. Wenn dir solche Gespräche schwerfallen, kannst du sie im DialogLab vorher üben.

Skalenfragen im 1:1 Gespräch statt „Wie läuft es?“

Ein anderer Fall. Die Spannung liegt zwischen deiner Mitarbeiterin und jemand anderem im Team. Oder die Person ist neu und wirkt nicht gut integriert. Dann helfen Skalenfragen. „Wie gut fühlst du dich auf einer Skala von 1 bis 10 integriert?“ Die Person nennt eine Zahl. Dann fragst du, wo sie gerne wäre, meistens kommt eine 9 oder 10. Danach fragst du, was noch fehlt.

Arnes Punkt ist, dass „Wie läuft es denn?“ eine digitale Frage ist. Die Antwort lautet gut oder schlecht, meistens gut, und du erfährst nichts. Mit der Skala kommst du spielerisch an das, worum es der Person wirklich geht. Mehr dazu hörst du in der Folge über die Skala von 1 bis 10 in schwierigen Gesprächen.

Jörg nutzt die Skala gerne für den Zusammenhalt im Team. Die Antwort ist vielleicht eine 6, und auf Nachfrage erzählt die Person, dass Stefanie immer so patzig zu ihr ist. Du musst dich dann nicht einmischen. Du kannst sagen „Bitte geh auf Stefanie zu und besprich das mit ihr. Mir ist wichtig, dass ihr das miteinander hinkriegt.“ Die Skala funktioniert genauso bei Projekten und neuen Kunden.

Leistung und Delegation: Willst du das? Traust du dir das zu?

Ganz anders liegt der Fall, wenn ein Ergebnis fehlt. Dann benennst du das klar. „Ich habe mir die Zahlen angeschaut, die Ergebnisse sind nicht so, wie ich es erwarte. Ist dir bewusst, dass ich dieses Ergebnis erwarte?“ Wie du Erwartungen von Anfang an klar machst, besprechen Arne und Jörg in der Folge Keiner macht, was er soll.

Im Dialog kommen dann zwei Fragen. Die erste lautet „Willst du das?“ Ernst gemeint und keine Plattitüde. Vielleicht hat die Person das Ziel einmal gewollt, dann gemerkt, wie schwierig es ist, und will es heute nicht mehr. Die zweite lautet „Traust du dir das zu?“ Sind beide mit Ja beantwortet, sagst du „Ich traue dir das auch zu. Kann ich mich darauf verlassen?“ Jörg ergänzt eine konkrete Vereinbarung, etwa einen Zwischenbericht am Freitag der nächsten Woche.

Dieselben Fragen passen beim motivierenden Delegieren. Arne meint mit „Willst du das?“ ausdrücklich, ob die Person es wirklich will, unabhängig davon, dass du es erwartest. Ist das geklärt, könnt ihr bei Problemen gemeinsam untersuchen, woran es liegt, weil diese Frage nicht mehr im Raum steht.

Jörg beschreibt die Haltung dahinter. Du willst kein Ja, das eigentlich ein Nein ist, weil dein Gegenüber glaubt, dem Chef nicht absagen zu können. Viel spannender ist „Eigentlich will ich schon, aber da gibt es einen Punkt, der schwierig für mich ist.“ Vielleicht hat die Person keine Lust auf Recherche, und jemand aus dem Team kann zuarbeiten. Dann ist das im Termin geklärt.

Worum geht es dir wirklich?

Du bist irritiert, es klingt nach Ausrede oder nach der nächsten Rechtfertigungsgeschichte. Dann frag „Worum geht es dir eigentlich wirklich?“ Arne erklärt, dass Geschichten oft Symptome für etwas sind, das dahinter steckt. Du willst die Ursache kennen, damit ihr gemeinsam etwas verändern könnt. Es ist eine klassische Coaching-Frage, und du darfst dranbleiben. Vertrau deiner Intuition und sag notfalls „Jetzt mal Hand aufs Herz.“

Jörg ergänzt das Spiegeln. „Habe ich dich richtig verstanden, dass es dir darum geht?“ Oft sagt die andere Person dann „Ja, und dieser Aspekt gehört noch dazu.“ So kommt wirklich alles auf den Tisch. Wie du generell mit Fragen führst, vertiefen die beiden in der Folge Die Kunst, mit Fragen zu führen.

Mitarbeitende durch Fragen entwickeln

Weiterentwicklung entsteht, wenn du Vertrauen aussprichst, Menschen etwas zutraust und sie selbst nachdenken lässt. Arne nennt ein Beispiel. Du hast jemandem einen neuen Kunden übertragen und fragst, wie er mit einer Situation umgehen würde. Er schildert seinen Weg, und du sagst „Nee, in solchen Situationen machen wir das immer so.“ Das ist die Abkürzung für den Moment. Im Zweifel lernt die Person daraus nichts. Sinnvoller sind Fragen wie „Was fällt dir noch ein? Was ist jetzt dein nächster Schritt?“

Jörg findet eine Frage besonders kraftvoll. „Hast du noch eine Frage an mich oder fühlst du dich gut vorbereitet, das selbst zu lösen?“ Fragt dich jemand dann konkret nach deiner Erfahrung, wirkt sie ganz anders, als wenn du sie ungefragt weitergibst.

Hörst du immer wieder Gründe statt Ergebnisse, helfen zwei Fragen nacheinander. „Was befürchtest du, wenn du es einfach machst?“ und „Was erhoffst du dir, wenn du es weiterhin so machst?“ Arne erklärt, dass Menschen meist von einem dieser beiden Motive geleitet sind. Seine Erfahrung ist, dass Mitarbeitende dir solche Gespräche mit Tiefgang danken, weil sie oft zu echten Entwicklungssprüngen führen. Genau das trainieren wir im Leadership Training REFLECT. Wer einzelne Situationen vertiefen will, findet im Führungscoaching den passenden Rahmen.

Die Fragen, die du dir selbst stellst

Jörg mag einen Satz besonders. Die Qualität deiner Fragen bestimmt die Qualität deiner Ergebnisse. Arne lenkt den Blick auf die Fragen, die du dir vor dem Einzelgespräch stellst. Worum geht es mir in der Zusammenarbeit mit diesem Menschen? Wohin möchte ich ihn entwickeln? Wenn du darauf eine Antwort hast, leitet sie dich durch das Gespräch.

Jörg rät zum Ausprobieren, du kannst dabei keinen Fehler machen. „Welche Frage habe ich dir eigentlich noch nie gestellt?“ öffnet oft überraschende Perspektiven. Arne nennt eine mutige Frage. „Was würdest du an meiner Stelle anders machen?“ Sie drückt Vertrauen aus. Du musst die Antwort nicht umsetzen, hörst aber Dinge, die dir sonst niemand sagt. Wenn ihr solche Gesprächsroutinen in eurer Organisation verankern wollt, begleiten wir das als Führungskräfteentwicklung im Unternehmen. Für dich selbst ist das Führungstraining der nächste Schritt. Weitere Folgen findest du im Podcast Wirksam führen, und dein nächstes 1:1 kannst du im Gesprächstraining vorab durchspielen.