Mitarbeitergespräche vorbereiten: Wie eine klare Absicht zum roten Faden wird

Mitarbeitergespräche vorbereiten: Der rote Faden, den fast alle vergessen

Wer Mitarbeitergespräche vorbereitet, denkt meistens an Inhalte. Diese Folge des Podcast Wirksam führen stellt einen Gedanken vor, mit dem du deine Mitarbeitergespräche deutlich besser führst. Er wirkt wie ein roter Faden, der dich vom ersten bis zum letzten Satz durch das Gespräch leitet. Dieser rote Faden ist eine klare Absicht für die Zusammenarbeit.

Warum die inhaltliche Vorbereitung allein nicht reicht

Die meisten Führungskräfte konzentrieren sich im Mitarbeitergespräch und in der Vorbereitung darauf auf die inhaltliche Ebene. Sie schauen, was beim letzten Mal mit der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter vereinbart wurde und wie das letzte Jahr gelaufen ist. Sie machen einen Rückblick. Dann schauen sie auf die wichtigen Unternehmensziele, die von der Geschäftsführung oder von ihnen selbst kommen, und überlegen, wie sie diese für die Person herunterbrechen und in den Teil über Ziele und Ausrichtung einbauen.

Inhaltlich ist das sinnvoll. Es gibt aber eine weitere Ebene, die die wenigsten vorbereiten. Die zwischenmenschliche Ebene. In welcher Qualität wollt ihr eigentlich zusammenarbeiten, du und dieser Mensch, oder ihr als ganzes Team? Wie du das Gespräch von Beginn an gut aufsetzt, vertieft die Folge über den besten Einstieg ins Mitarbeitergespräch.

Ohne diese zweite Ebene bleibt ein Mitarbeitergespräch leicht ein Abgleich von Zahlen und Zielen. Beide gehen mit einer Liste hinaus, und an der Art, wie ihr miteinander arbeitet, hat sich wenig verändert. Dabei entscheidet gerade diese Qualität mit darüber, ob die vereinbarten Ziele überhaupt erreicht werden.

Die Intention als roter Faden im Mitarbeitergespräch

Diese Qualität kannst du dir vorher als Intention überlegen, als Absicht für das Gespräch. Die Absicht übernimmt dann drei Aufgaben. Sie ist die Eröffnung deines Gesprächs. Sie ist der rote Faden, der dich von Anfang bis Ende führt. Und sie ist nach dem Gespräch dein Gradmesser, an dem du festmachst, ob es ein erfolgreiches Gespräch war.

Eine Absicht ist ein einziger Satz. Du brauchst dafür keine lange Vorbereitung, nur die ehrliche Frage, was du dir für eure Zusammenarbeit gerade am meisten wünschst.

Bei MINDSET MOVERS ist absichtsvolle Führung ein Grundgedanke. Im Mitarbeitergespräch wird dieser Gedanke sehr praktisch. Statt nur eine Liste von Punkten abzuarbeiten, weißt du in jedem Moment, worum es dir eigentlich geht. Die gleiche Idee in kürzerer Form, nämlich mit einer klaren Absicht in ein Meeting zu gehen, beschreibt die Folge über bessere Meetings in einer Minute.

Ein Beispiel: Geschlossenheit nach einer schwierigen Phase

Vielleicht habt ihr gerade eine schwierige Phase hinter euch oder steckt mittendrin. Ein Kundenauftrag ist weggebrochen, es gab Entlassungen oder Umstrukturierungen. Nach so einer wilden Phase kann Geschlossenheit für euch als Team besonders wichtig sein.

Woran machst du Geschlossenheit fest? Ausdruck davon könnte sein, dass es in Teammeetings weniger Diskussionen gibt und mehr Initiative, mehr Bias for Action, also einfach loslegen. Es könnte sein, dass Menschen einander mehr unterstützen und schauen, wer gerade Hilfe braucht. Oder dass es mehr Begeisterung und Zustimmung für die gewählte Strategie gibt.

Je konkreter du vorher beschreibst, woran du die Qualität erkennst, desto leichter kannst du sie im Gespräch ansprechen und am Ende überprüfen. Eine Absicht ohne sichtbare Ausdrucksformen bleibt ein frommer Wunsch.

Das Gespräch mit der Absicht eröffnen

Dann kannst du das Mitarbeitergespräch so eröffnen. „Meine Absicht für dieses Gespräch ist, dass wir als Team geschlossen auftreten, damit wir diese schwierige Phase gemeinsam leichter überwinden.“ Das ist der Start.

Während des Gesprächs greifst du die Absicht immer wieder auf. Wenn es um die Ausrichtung geht, kannst du fragen „Was glaubst du, zahlt das auf mehr Geschlossenheit ein?“ Und ganz am Schluss schlägst du eine Vereinbarung vor oder fragst nach einer, die auf mehr Geschlossenheit einzahlt und idealerweise für euch beide messbar ist. Wie du Gespräche so beendest, dass die Umsetzung danach wirklich passiert, zeigt die Folge darüber, warum die letzten zwei Minuten entscheiden.

Die Absicht ist die Eröffnung deines Gesprächs, der rote Faden durch das Gespräch und am Ende der Gradmesser, ob es erfolgreich war.

Welche Qualitäten als Absicht passen

Geschlossenheit ist nur eine von vielen möglichen Qualitäten. Die Wahl ist auch eine Bestandsaufnahme. In welcher mentalen und emotionalen Phase seid ihr als Unternehmen gerade? Die Folge nennt eine ganze Reihe von Beispielen.

• Leichtigkeit, zum Beispiel nach einer anstrengenden Umstrukturierung oder einem Rechtsstreit.
• Vertrauen oder Offenheit, wenn es eine Vertrauenskrise gab oder Menschen nicht offen miteinander umgegangen sind.
• Produktivität, wenn ihr durch Umstrukturierung oder eine Fusion abgelenkt wart.
• Kundenorientierung, wenn ihr länger mit euch selbst beschäftigt wart, etwa mit einer Produktentwicklung oder einem Umzug in ein neues Gebäude.
• Struktur nach einer chaotischen Produkteinführung.
• Stabilität nach einer Phase der Verunsicherung und vieler Experimente, damit ihr wieder in ruhigeres Fahrwasser kommt.

Wichtig ist, dass die Qualität zu eurer aktuellen Lage passt. Entscheide dich für eine. Wer mit fünf Absichten ins Gespräch geht, hat am Ende keinen roten Faden mehr. Wenn du Vertrauen und Verbundenheit im ganzen Team stärken willst, findest du in der Folge über Tools für mehr Vertrauen und Verbundenheit im Team weitere Ansätze.

Eine Absicht für euch beide

Die Intention muss sich nicht auf das ganze Team beziehen. Sie kann auch nur dich und den Menschen betreffen, mit dem du sprichst, also die zwischenmenschliche Ebene zwischen euch.

Ein Beispiel aus der Folge. Du hast gemerkt, dass eine Mitarbeiterin in letzter Zeit sehr distanziert war. Du wünschst dir mehr Nähe und Verbundenheit mit ihr. Dann kannst du das Gespräch so eröffnen. „Schön, dass wir uns die Zeit für das Mitarbeitergespräch nehmen. Ich möchte es übrigens mit der Absicht führen, dass wir beide wieder mehr verbunden sind, als wir es in den letzten Wochen und Monaten waren.“

Diese Absicht trägt dann durch das ganze Gespräch. Danach kannst du für dich bewerten, wie es sich anfühlt. Habt ihr mit dem Verlauf und mit den Vereinbarungen am Ende mehr Verbundenheit geschaffen? Geht es in die richtige Richtung? Was wäre in Zukunft noch Ausdruck von mehr Verbundenheit? Vielleicht habt ihr vereinbart, dass ihr euch regelmäßiger trefft oder öfter miteinander sprecht. Diese Bewertung ist bewusst deine eigene Einschätzung. Es geht darum, ob sich die Beziehung in die gewünschte Richtung bewegt.

Gerade diese persönliche Form verlangt Mut. Eine Absicht wie „mehr Verbundenheit“ laut auszusprechen, ist ungewohnt. Sie macht aber sofort klar, worum es dir geht, und lädt dein Gegenüber ein, sich darauf einzulassen. Wenn dir solche Sätze schwerfallen, kannst du sie im Gesprächstraining ausprobieren, bis sie sich natürlich anfühlen.

Auch für kleine Gespräche

Die Idee funktioniert vor großen Mitarbeitergesprächen und genauso vor kleinen Gesprächen. Etwa wenn du einen Konflikt auflösen willst oder etwas ansprechen musst, das in der Zusammenarbeit oder der Arbeitsorganisation noch nicht so läuft, wie du es dir vorstellst.

Nimm dir vorher kurz Zeit und überleg dir eine Intention, entweder für dich und den Mitarbeiter oder für das ganze Team. Nutze sie als roten Faden. Dann kommst du mit mehr Leichtigkeit durch das Gespräch und hast jederzeit Klarheit und Orientierung, worum es dir eigentlich geht.

Gespräche mit klarer Absicht zu führen, ist ein Kernthema im Leadership Training REFLECT. Dort übst du mit anderen Führungskräften, Mitarbeitergespräche auf beiden Ebenen vorzubereiten, inhaltlich und zwischenmenschlich. Soll die ganze Führungsmannschaft eures Unternehmens Gespräche auf diese Weise führen, passt ein Inhouse-Training, das auf eure Lage zugeschnitten ist. Mehr über die Haltung hinter allen Programmen findest du bei MINDSET MOVERS. Einzelne Führungskräfte starten mit dem Führungstraining REFLECT, und die Eröffnung deines nächsten Mitarbeitergesprächs kannst du vorab im DialogLab durchspielen.