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YouTubeBessere Meetings in einer Minute: Warum es auf deine Ausrichtung ankommt
Bessere Meetings beginnen vor dem Meeting. Wenn du als Führungskraft wirklich produktive Meetings haben oder deine bestehenden Meetings verbessern willst, reicht dafür eine Minute. Diese Folge des Podcast Wirksam führen stellt eine einfache Gewohnheit vor, mit der du in kürzester Zeit deutlich bessere Meetings erlebst. Ein neues Tool oder eine neue Agenda-Vorlage brauchst du dafür nicht.
Von Meeting zu Meeting gehetzt
Vielleicht kennst du das. Du erwischst dich dabei, wie du von einem Meeting ins nächste hetzt. Du springst von einem Zoom Call in den nächsten und stellst dann fest, dass du gedanklich gar nicht da bist. Du bist noch im Meeting davor. Oder bei der Mail vom Kunden, die du kurz vorher gelesen hast und die dich jetzt beschäftigt.
Oder du sitzt im Meeting und merkst, dass du gerade nicht in deiner besten Energie bist. Du gibst nicht alles. Du bist körperlich anwesend, und dein Kopf ist woanders. Das kostet dich Wirkung, und es kostet die anderen Zeit. Wer viele Termine hintereinander hat, kennt dieses Gefühl gut. Wie du deine Aufmerksamkeit gezielt lenkst, behandelt auch die Folge über Aufmerksamkeitssteuerung.
Eine Minute Einstimmung vor dem Meeting
Die Idee ist simpel. Nimm dir vor dem Meeting eine Minute Zeit und stimm dich gedanklich darauf ein. Stell dir dafür ein paar Fragen.
Was ist meine Absicht?
„Was ist eigentlich meine Absicht für dieses Meeting? Warum gehe ich hin? Welches Ergebnis will ich sehen, damit ich am Ende sagen kann, das war ein gutes, produktives Meeting?“
Diese Frage klingt banal, und trotzdem gehen viele Führungskräfte ohne Antwort darauf in ihre Termine. Sie wissen, dass das Meeting im Kalender steht. Sie wissen aber nicht genau, was sie dort erreichen wollen. Wer seine Absicht kennt, hört anders zu, fragt gezielter nach und merkt schneller, wenn das Gespräch abdriftet. Bei MINDSET MOVERS ist absichtsvolle Führung ein Grundgedanke, und diese Minute ist eine der einfachsten Formen davon.
Was ist meine Rolle?
„Welche Rolle habe ich in diesem Meeting? Wie kann ich dazu beitragen, dass es richtig produktiv wird?“
Mal leitest du das Meeting, mal bist du Gast, mal sollst du eine Entscheidung treffen, mal nur informiert werden. Je klarer du deine Rolle kennst, desto gezielter kannst du dich einbringen. Und desto eher merkst du, wann du dich zurücknehmen solltest.
Was steht zwischen mir und einem guten Meeting?
Die dritte Frage ist vielleicht die wichtigste. „Steht gerade irgendetwas zwischen mir und einem großartigen Meeting?“
Ein Beispiel aus der Folge. Du hast gerade eine Mail von einem Kunden bekommen, der eine Information am liebsten schon vor einer Stunde gehabt hätte. Das beschäftigt dich. Du gehst ins Meeting, und ein Teil deines Kopfes bleibt bei diesem Kunden.
Die Frage zwingt dich zu einem ehrlichen Blick auf dich selbst. Oft ist es eine offene Aufgabe. Manchmal bist du müde, manchmal hängst du gedanklich noch im letzten Termin. Sobald du benennst, was es ist, kannst du entscheiden, ob du es jetzt löst oder bewusst bis nach dem Meeting zur Seite legst. Solange du es nicht benennst, läuft es im Hintergrund weiter.
Den Störfaktor auflösen, bevor du reingehst
Wenn du so etwas bemerkst und es sich leicht und schnell lösen lässt, dann löse es. Geh zu einer Kollegin oder einem Kollegen und sag „Pass auf, der Kunde hat geschrieben. Kannst du das bitte für mich übernehmen und ihm die Informationen schicken? Ich bin gerade auf dem Weg ins Meeting, und es wäre super, wenn du das machst.“ Wie du so eine Aufgabe gut abgibst, ohne dass sie bei dir hängen bleibt, zeigt die Folge Delegieren, so geht's.
Die andere Variante ist, dass du den Kunden kurz selbst anrufst. Vorher sagst du den Kollegen im Meeting Bescheid. „Ich habe gedanklich noch etwas offen und komme fünf Minuten später. Ich weiß, dass das nicht ideal ist. Aber ich weiß auch, dass es mir sonst im Weg stehen würde, mit voller Aufmerksamkeit dabei zu sein.“
Das ist eine bewusste Entscheidung. Fünf Minuten später und wirklich da zu sein, ist für alle wertvoller, als pünktlich zu kommen und mit dem Kopf woanders zu bleiben. Diese Art von Fragen hilft dir, aufmerksam und achtsam zu sein und mit klarem Fokus und klarer Ausrichtung ins Meeting zu gehen.
Frag dich vor dem Meeting, was deine Absicht ist, welche Rolle du hast und was gerade zwischen dir und einem großartigen Meeting steht.
Wann sich die Minute besonders lohnt
Muss man das vor jedem Meeting machen? In der Folge kommt dazu eine ehrliche Antwort. Nein, nicht vor jedem. Die Minute lohnt sich vor allem in bestimmten Momenten.
- Wenn du merkst, dass du gerade nicht richtig bei der Sache bist und gedanklich noch woanders hängst.
- Wenn dein Energielevel nicht so ist, wie du es dir wünschst, und du dich schlapp oder müde fühlst.
- Wenn du selbst unklar bist, was du vom Meeting erwartest, was von dir erwartet wird und was ein gutes Ergebnis wäre.
In diesen Momenten weißt du, dass du nicht dein Bestes geben wirst, wenn du einfach so hineingehst. Genau dann stimmst du dich noch einmal ein. Wer häufig gestresst und angespannt durch den Arbeitstag geht, findet in der Folge über ständig gestresste Führungskräfte weitere Ansätze.
Was sich verändert, wenn du klar ins Meeting gehst
Das Ergebnis sind bessere, produktivere und zielgerichtetere Meetings. Du bist zuerst aufmerksamer für dich selbst. Du merkst, wenn etwas bei dir einem guten Meeting im Weg steht. Vor allem aber wirst du aufmerksamer für alle anderen Teilnehmenden. Du bemerkst viel eher, wenn andere unklar sind oder nicht voll bei der Sache.
Das ist für Führungskräfte ein großer Unterschied. Wer selbst ausgerichtet ist, hat den Kopf frei, um die Runde wahrzunehmen. Wer selbst noch bei der letzten Mail hängt, übersieht leicht, dass zwei Leute am Tisch gar nicht wissen, worum es geht. Wie du Meetings insgesamt kurz, klar und effizient gestaltest, vertieft die Folge über bessere Meetings mit Ritualen und Strukturen.
Die Fragen für die ganze Runde
Die Fragen, die du dir selbst stellst, kannst du auch zu Beginn des Meetings nutzen. So sorgst du dafür, dass alle mit derselben Ausrichtung und derselben Haltung im Raum sind. Das lohnt sich besonders, wenn du merkst, dass die Leute noch nicht wirklich da sind und nicht auf das Ziel ausgerichtet.
„Wir haben jetzt 60 Minuten. Was muss in diesen 60 Minuten passieren, damit wir alle rausgehen und sagen, das war ein richtig gutes, produktives Meeting? Kann jeder kurz in zehn, zwanzig Sekunden sagen, was seine Absicht für das Meeting ist oder was er sich wünscht?“
Mit solchen Fragen sorgst du dafür, dass das Meeting in die richtige Richtung läuft. Jeder weiß, worum es geht, und jeder kennt seine Rolle. Ihr habt dann Spaß miteinander und seid trotzdem gemeinsam auf Erfolg und Produktivität ausgerichtet. Diese Art, ein Gespräch zu eröffnen, kannst du im Gesprächstraining ausprobieren, bevor du sie in deinem nächsten Teammeeting einsetzt.
Die Minute vor dem Meeting spart dir am Ende oft mehr Zeit, als sie kostet. Wenn du generell das Gefühl hast, dass dir die Zeit davonläuft, hilft die Folge Wieder mehr Zeit für dich haben. Klare Ausrichtung in Gesprächen und Meetings ist auch ein Thema im Leadership Training REFLECT, in dem Führungskräfte solche Gewohnheiten über mehrere Wochen in ihren Alltag bringen. Willst du die Meetingkultur in deinem ganzen Unternehmen verändern, ist eine Transformation mit allen Führungskräften der wirksamere Weg. Und die Eröffnung deines nächsten schwierigen Termins kannst du vorher im DialogLab durchspielen oder im Führungstraining REFLECT mit anderen üben.
