Delegieren lernen: Drei Fragen und eine Methode, mit denen du wirksam Aufgaben abgibst

Delegieren lernen: Warum es mit einer Frage an dich selbst beginnt

Delegieren ist eines der häufigsten Themen im Leadership Kontext. Wie geht Delegieren richtig, und wie gelingt es, wirksam zu delegieren? Wahrscheinlich kennst du jemanden, dem das besonders gut gelingt. Arne hatte in seiner letzten Geschäftsführung einen Partner, der super wirksam und erfolgreich delegiert hat.

Das Spannende am Delegieren ist für Arne, dass es zuerst gar keine Wie-Frage ist. Natürlich gibt es auch Methoden, und eine davon stellt er in dieser Folge vom Podcast Wirksam führen vor. Vorher solltest du aber drei Vorbedingungen für dich klären. Sie lassen sich in drei einfachen Fragen zusammenfassen.

Erste Frage: Willst du wirklich delegieren?

Die schnelle Antwort „Ja, klar will ich das“ hilft dir hier wenig. Die eigentliche Frage ist, ob du bereit bist, etwas aufzugeben, das dir bisher im Weg steht.

Wenn Menschen Arne nach einem Tipp fürs Delegieren fragen, stellt er ihnen zuerst eine Gegenfrage. „Wenn du nicht so wirksam delegierst, wie du es dir wünschst, was hast du eigentlich davon? Welcher Benefit steckt darin? Welche Haltung oder Überzeugung steht dir im Weg?“

Nach einem Dialog und ein paar Fragen kommen dann oft ähnliche Antworten. Manche Menschen wollen unbedingt als fleißig wahrgenommen werden, vor allem von ihrer Peer Group, also von Kollegen auf gleicher Ebene, von Chefs oder Kunden. Also machen sie bestimmte Aufgaben doch selbst, um dafür Anerkennung zu bekommen. Der Wunsch, fleißig zu wirken, hindert sie daran, Aufgaben wirksam abzugeben.

Eine andere Variante ist der Wunsch, als besonders kompetent zu gelten, als die Schlauste oder der Beste. Dann behalten Menschen schwierige Aufgaben und sagen: „Das kann ich gar nicht abgeben, das ist so herausfordernd, das kann nur ich.“ Auch hier geht es um Anerkennung und darum, auf eine bestimmte Art dazustehen.

Das solltest du zuerst für dich herausfinden. Gibt es eine Überzeugung in dir, die dich am wirksamen Delegieren hindert, weil du fleißig, kompetent, gut oder der Beste sein möchtest? Und dann kommt die Anschlussfrage. Bist du bereit, das aufzugeben? Erst dann machst du den Weg frei, um wirksam zu delegieren. Welche Aufgaben du als Führungskraft besser gar nicht selbst übernehmen solltest, hörst du in der Folge über Aufgaben, die du als Leader besser nicht übernimmst.

Zweite Frage: Bist du bereit, Erwartungen zu klären?

Die zweite grundsätzliche Frage lautet, ob du bereit bist, deine Erwartungen klar zu kommunizieren. Und ob du bereit bist, mit Menschen darüber zu diskutieren, sie im Zweifel durchzusetzen und in den Konflikt zu gehen. Denn du wirst Dinge korrigieren müssen, wenn du Ergebnisse zurückbekommst, die nicht deinen Vorstellungen entsprechen.

Gerade am Anfang passiert das häufiger. Du bist noch nicht so trainiert darin, Aufgaben so zu delegieren, dass du sie mit hoher Wahrscheinlichkeit in der Qualität und Art zurückbekommst, die du dir vorstellst.

Frag dich deshalb ehrlich, ob du bereit bist, deine Erwartungshaltung so konkret zu schildern, dass andere die Aufgabe in deinem Sinne übernehmen können. Und ob du konfliktoffen genug bist, Ergebnisse auch zu korrigieren. Wer sagt „Ja, ja, danke“ und es dann doch selbst macht, delegiert eben nicht wirksam. Wie viel es kostet, wenn Führungskräfte Verantwortung behalten, besprechen Arne und Jörg in der Folge über Delegations-Versagen. Und wenn dir das Korrigieren schwerfällt, kannst du so ein Gespräch üben.

Dritte Frage: Wie viel Verantwortung gibst du ab?

Die dritte Frage findet Arne fast am spannendsten. Wie weit bist du bereit, die Verantwortung für das Ergebnis und für den Weg dorthin zu übergeben?

Dabei gibt es Abstufungen. Du kannst eine Aufgabe so delegieren, dass du das Ergebnis klar vorgibst und den Weg offen lässt. „Wie du es machst, ist mir total egal. Löse einfach das Problem oder schaffe dieses Ergebnis.“ Dann muss es dir hinterher aber auch wirklich egal sein, wie der Lösungsweg aussieht. Frag dich, ob das für bestimmte Aufgaben für dich möglich ist.

Oder du gibst Ergebnis und Lösungsweg vor. Dann gibst du weniger Verantwortung ab, nämlich nur die für die Umsetzung eines von dir vorgezeichneten Wegs. Das kann dazu führen, dass sich Menschen mikrogemanagt fühlen oder unwohl sind, weil sie für sich einen besseren Weg gesehen hätten. Wie viel Kontrolle sinnvoll ist, hörst du in der Folge über Micromanagement.

Beide Varianten können wunderbar funktionieren. Entscheidend ist, wie es für dich ist. Viele haben ein klares Ergebnis im Kopf und kennen auch den Weg dorthin, kommunizieren den Weg aber nicht mit. Und dann ist ihr Gegenüber erstaunt, dass sie unzufrieden sind, obwohl das Ergebnis stimmt. Für sie war eben auch der Weg wichtig.

Noch einen Schritt weiter geht es, wenn du die Verantwortung für das Problem selbst übergibst. „Ich habe folgendes Problem, bitte finde eine Lösung.“ Dann gibst du weder ein konkretes Ergebnis noch einen Lösungsweg vor. Auch das solltest du dir bewusst machen.

Wenn du bereit bist, bestimmte Überzeugungen aufzugeben, Erwartungen klar zu kommunizieren und Verantwortung abzugeben, hast du die Voraussetzung geschaffen, wirksam zu delegieren.

Klarheit und Konfliktoffenheit braucht es dafür beide. Und du solltest wissen, in welchem Maß du Verantwortung abgeben willst, für Ergebnis und Lösungsweg oder nur für die Umsetzung.

Wirksam delegieren mit der 5-W-Methode

Erst wenn diese Fragen geklärt sind, geht es um das Wie. Dafür gibt es einfache Methoden. Arne stellt die 5-W-Methode vor. Sie hilft dir, nichts Wichtiges zu vergessen, wenn du eine Aufgabe übergibst. Du beantwortest dabei fünf W-Fragen.

• Was ist zu tun? Welche Aufgabe gilt es zu erledigen?
• Warum ist die Aufgabe zu erledigen? Menschen wollen wissen, wozu sie etwas tun. Wenn sie das große Ganze verstehen, sind sie eher bereit, Verantwortung zu übernehmen, und können die Aufgabe besser einordnen.
• Wer soll es machen, und wer ist noch eingebunden? Wer ist verantwortlich für das Ergebnis, und wer beurteilt es im Zweifel?
• Bis wann ist die Aufgabe zu erledigen?
• Wie ist die Aufgabe umzusetzen? Gibt es Vorgaben für den Lösungsweg oder den Ton?

Gerade das Warum wird oft vergessen. Dabei entscheidet es mit darüber, ob jemand eine Aufgabe nur abarbeitet oder sie wirklich übernimmt. Wie du so delegierst, dass andere gern machen, was du willst, vertiefen Arne und Jörg in der Folge über motivierend delegieren.

Ein Beispiel für eine klare Delegation

Arne gibt ein Beispiel, in dem alle fünf W beantwortet sind. „Liebe Kollegin, bitte erstelle mir bis Freitag um 14 Uhr eine Präsentation für unseren Kunden. Das Ziel ist, dass unsere neue Dienstleistung vorgestellt und ihr Mehrwert hervorgehoben wird. Nutze bitte die letzte Präsentation als Vorlage und passe sie nur an die Bedürfnisse des Kunden an.“

Das Was ist die Präsentation. Das Warum ist die Vorstellung der neuen Dienstleistung und ihres Mehrwerts. Das Wer ist die Kollegin. Das Bis wann ist Freitag, 14 Uhr. Und das Wie ist die letzte Präsentation als Vorlage, angepasst an den Kunden. In diesem Beispiel gibst du also Ergebnis und Weg vor. Das ist in Ordnung, solange du es bewusst tust und es auch sagst.

Welche Aufgaben überhaupt zur Führungsrolle gehören und was du delegieren solltest, besprechen Arne und Jörg in der Folge über die Aufgaben einer Führungskraft.

Wirksames Delegieren ist ein fester Baustein im Leadership Training REFLECT, mit dem Blick auf Haltung und Methode. Wenn dir eine bestimmte Überzeugung beim Abgeben im Weg steht, kannst du sie im Coaching gezielt bearbeiten. Wer ganze Führungsteams im Delegieren stärken will, findet im Inhouse-Training den passenden Rahmen, und einzelne Führungskräfte im Führungstraining. Die nächste Übergabe, bei der du auch mal korrigieren musst, kannst du vorher im DialogLab durchspielen.