Rückdelegation stoppen: Wie du als Führungskraft die Affen deiner Mitarbeitenden zurückgibst

Rückdelegation: Wenn das Problem plötzlich auf deinem Schreibtisch liegt

Rückdelegation passiert in vielen Teams täglich, oft ohne dass die Führungskraft es merkt. Jemand kommt mit einem Problem, du nimmst es an, und plötzlich liegt es auf deinem Schreibtisch. Arne und Jörg sprechen in dieser Folge des Podcast Wirksam führen darüber, welche Aufgaben du als Führungskraft sinnvollerweise übernimmst und welche dir total ungünstig auf die Füße fallen, wenn andere sie an dich herantragen.

Ihre These ist klar. Wer als Führungskraft die Probleme anderer übernimmt, wird selbst überlastet und bremst gleichzeitig die Entwicklung seiner Leute. Das gilt für Sachprobleme genauso wie für die Stimmungen und Konflikte anderer.

Das Bild vom Affen auf deinem Arm

Arne erzählt eine Geschichte, die er zum ersten Mal im Buch „Der Weg zum erfolgreichen Unternehmer“ von Stefan Merath gelesen hat. Du bist Chefin oder Chef und sitzt in deinem Büro. Die Tür ist offen, ihr habt eine Kultur der offenen Tür. Jemand aus deinem Team kommt herein und sagt, ich habe ein Problem.

Jetzt hast du zwei Möglichkeiten. Entweder du nimmst das Problem an. Im Buch wird dieses Problem als Affe bezeichnet. Dann hast du den Affen selbst auf dem Arm. Es ist jetzt dein Affe, dein Problem. Dein Gegenüber dreht sich um und geht, das Problem ist schön bei dir abgeliefert. Jetzt liegt es auf deinem Schreibtisch, und du musst es lösen.

Die andere Möglichkeit ist eine Gegenfrage. Wie würdest du das denn lösen? Wenn die Antwort „weiß ich nicht“ lautet, dann bittest du die Person, darüber nachzudenken oder mit einer Kollegin zu überlegen, wie sie es gemeinsam lösen können. Sie soll mit drei Lösungsvorschlägen wiederkommen, und dann gibst du gerne Feedback dazu. In diesem Fall geht die Person mit dem Affen auf dem Arm wieder aus deinem Büro.

Wie würdest du das denn lösen? Komm mit drei Vorschlägen wieder, dann gebe ich dir gern mein Feedback.

Gegen die offene Tür spricht dabei nichts. Gut, wenn Menschen mit ihren Themen zu dir kommen. Den Unterschied macht, was in den nächsten zwei Minuten passiert. Nimmst du das Problem an, oder gibst du es mit einer Frage zurück? Diese kleine Entscheidung triffst du womöglich mehrmals am Tag, und mit der Zeit prägt sie, wie dein Team mit Schwierigkeiten umgeht.

Wie du Aufgaben und Verantwortung grundsätzlich sauber abgibst, besprechen die beiden auch in der Folge Delegieren, so geht's.

Was passiert, wenn du die Affen behältst

Jörg fragt, wozu es eigentlich führt, wenn du das Gefühl hast, immer die Affen übernehmen zu müssen. Die erste Wirkung liegt auf der Hand. Der Aufgabenberg auf deinem Schreibtisch wird immer größer. Deine Themen wachsen, und irgendwann weißt du nicht mehr, wo dir der Kopf steht.

Die zweite Wirkung ist weniger offensichtlich. Du verhinderst Weiterentwicklung bei deinen Mitarbeitenden. Das Thema war ja eines, bei dem sich die Person nicht wohlgefühlt hat. Genau deshalb kommt sie zu dir. Wenn du es ihr abnimmst, hat sie keine Chance mehr, daran zu wachsen.

Arne beschreibt, was dabei auf der Strukturebene passiert. Die Person lernt, ich habe ein Problem, ich bringe es zu meiner Chefin oder meinem Chef, und die lösen das. Das wiederholt sich und schleift sich unbewusst ein. Wird jemand dagegen angehalten, seine Probleme selbst zu lösen, brennt sich etwas anderes ein. Ich finde eine Lösung. Daraus entsteht ein Gefühl von Selbstwirksamkeit. Irgendwann kommen die Leute mit ihren Problemen gar nicht mehr zu dir und lösen sie einfach selbst.

Wie du Eigenverantwortung im Team gezielt stärkst, hörst du in der Folge über Eigenverantwortung im Team. Und warum Führungskräfte, die Verantwortung festhalten, Ergebnisse blockieren, ist Thema der Folge zum Delegations-Versagen. Wer diese Haltung grundsätzlich verändern will, arbeitet im Leadership Training REFLECT genau daran.

Übermäßiges Verantwortungsgefühl für das Wohl anderer

Es gibt noch eine zweite Kategorie von Aufgaben, die du besser nicht übernimmst. Es geht um ein übermäßiges Verantwortungsgefühl für das Wohl anderer. Arne und Jörg hören das oft von Führungskräften, die sehr empathisch sind und denen es total wichtig ist, dass es jedem im Team gut geht.

Solche Führungskräfte ziehen die Kummerkasten-Geschichten an wie ein Magnet. Mitarbeitende kommen und erzählen, dass sie sich nicht wohlfühlen. Das ist erst einmal gut. Als Führungskraft willst du so etwas ja wissen. Häufig passiert aber etwas anderes. Führungskräfte mit dieser Haltung machen die Probleme anderer zu ihren eigenen. Warum gerade Unentbehrlichkeit dich am Ende austauschbar macht, vertiefen Arne und Jörg in der Folge über das Helfer-Syndrom.

Beispiel: Die Unzufriedenheit des Teams nach oben tragen

In der Folge geht es um eine Coaching-Kundin, die genau in diese Falle zu tappen drohte. Sie war gerade Urlaubsvertretung. Jemand aus dem Team kam zu ihr und sagte, die meisten im Team seien gerade unzufrieden und unglücklich. Ob sie das nicht bei der Geschäftsführung oder in der Leadership-Runde ansprechen könne.

Die Kundin machte sich Gedanken und dachte zuerst, das ist natürlich blöd, und eigentlich ist es auch meine Aufgabe, das anzusprechen. Die entscheidende Frage ist aber eine andere. Ist das eine objektive Aussage? Oder ist „alle im Team sind unzufrieden“ eigentlich nur der Standpunkt des einen Mitarbeiters, der gerade einen Stellvertreter sucht, um seine Botschaft zu überbringen?

Am Ende hat sie die Aufgabe nicht angenommen. Sie hat noch einmal mit dem Mitarbeiter gesprochen und ihm gesagt, er solle bitte selbst für sein Anliegen eintreten. Er solle seine Kritik direkt der Person mitteilen, mit der er gerade im Projekt zusammenarbeitet, denn darum ging es eigentlich. So kommt die Botschaft ungefilterter und unmittelbarer an. Kläre deine Themen mit den Leuten, mit denen du die Probleme hast.

Es ist derselbe Punkt wie beim Affen. Auf der Strukturebene lernen Menschen sonst nur, ich habe ein Problem, ich renne zu meinem Chef, der löst das für mich und spricht mit anderen darüber. Das willst du eigentlich gar nicht erreichen. Du willst mündige Mitarbeitende, die ihre Themen selbst mit anderen klären. Solche Gespräche, in denen du ein Anliegen freundlich zurückgibst, kannst du im DialogLab üben, bevor du sie im Alltag führst.

Warum es dir schwerfällt, den Affen zurückzugeben

Vielleicht sagst du jetzt, das habe ich verstanden, aber es fällt mir trotzdem schwer. Menschen kommen zu mir und wollen mir ihren Affen geben. Ich merke, dass sie das belastet. Es fällt mir schwer, sie mit dem Affen wieder gehen zu lassen, und ich neige dazu, ihn einfach zu behalten.

Dann darfst du hinschauen, was da bei dir wirkt. Siehst du dich als Beschützer deiner Mitarbeitenden? Hast du ein starkes Bedürfnis, dass sich alle wohlfühlen? Oder ist es dein großes Einfühlungsvermögen? Was genau steht dir da im Weg?

Arne und Jörg machen eine Einschränkung. Relevant wird das Ganze erst, wenn es dich belastet. Wenn du gerne Affen annimmst, Probleme löst und dich dabei wohlfühlst, ist alles okay. Wenn du aber merkst, dass es dich stresst und du zu viel Arbeit hast, dann frag dich, warum das so ist. Die Frage dient keiner Selbstkritik. Sie hilft dir zu erkennen, ob dein Muster dir guttut oder dich auslaugt, und ob du an deiner Rolle als Führungskraft etwas verändern willst.

Für genau diese Frage bieten Arne und Jörg in der Folge ein Coaching an. Gemeinsam schaut ihr, was bei dir wirkt, damit du aussteigen kannst aus dem Muster, ständig für die Probleme anderer zu kämpfen und dafür Energie aufzuwenden. Im Führungskräftetraining REFLECT trainierst du über zwölf Wochen, Verantwortung bewusst dort zu lassen, wo sie hingehört. Die Gegenfrage „Wie würdest du das lösen?“ kannst du in einem Gesprächstraining so lange üben, bis sie dir leicht fällt. Und wenn in eurem Unternehmen viele Führungskräfte zum Kummerkasten geworden sind, lohnt sich ein gemeinsamer Veränderungsprozess, der Eigenverantwortung in allen Teams stärkt.