Kommunikation in der Führung: Wie du Gespräche bewusst vorbereitest und Missverständnisse vermeidest

Führung ist Kommunikation: warum Vorbereitung den Unterschied macht

Kommunikation in der Führung ist dein wichtigstes Werkzeug. In dieser Folge des Podcast Wirksam führen spricht Arne über den Wert bewusster, vorbereiteter Kommunikation und über den Preis, den du für unbewusste, schlecht vorbereitete Kommunikation zahlst. Seine These ist einfach. Letzten Endes ist alles Kommunikation.

Es macht einen riesigen Unterschied, ob die Menschen in deiner Abteilung oder in deinem Unternehmen bewusst und gut vorbereitet kommunizieren, und ob du selbst als Führungskraft das tust. Dabei kommt es auf viele Dinge an. Welches Gespräch führst du eigentlich? Schriftlich oder mündlich? Worum geht es dir? Arne nennt das Setup der Kommunikation, die Art und Weise und vor allem das, was du mit dem Gespräch erreichen willst.

Haltung entscheidet: Konsens oder recht haben

Das Wichtigste ist für Arne das Bewusstsein und die Haltung, mit der du in ein Gespräch gehst. Nimm an, zwischen dir und einem Menschen steht etwas. Ihr habt einen Konflikt oder ein Problem. Geht es dir darum, einen Konsens herzustellen und auszuräumen, was zwischen euch steht? Dann brauchst du eine andere Haltung, als wenn du lediglich recht bekommen oder etwas durchsetzen willst.

Diese Unterscheidung klingt selbstverständlich. Im Alltag verschwimmt sie aber schnell. Du gehst mit dem Gedanken ins Gespräch, einen Konflikt zu klären, und merkst dann, dass du eigentlich nur deine Sicht bestätigt haben willst. Dein Gegenüber spürt das sofort. Wer sich vorher ehrlich fragt, was er wirklich will, geht mit mehr Klarheit hinein.

Vorbereitete Kommunikation verhindert Konflikte

Über das Setup nachzudenken und Kommunikation weniger spontan und eher geplant zu führen, hat nach Arnes Erfahrung eine riesige Auswirkung auf deine Ergebnisse. Mit vorbereiteter Kommunikation reduzierst du die Wahrscheinlichkeit für Konflikte, die aus Missverständnissen entstehen. Manche dieser Konflikte entstehen dann gar nicht erst.

Genauso wichtig ist Vorbereitung, wenn ein Konflikt schon da ist. Ein Konfliktlösungsgespräch solltest du vorbereitet und strukturiert führen, mit der klaren Intention, den Konflikt zu lösen. Es reicht nicht, ihn einfach anzusprechen nach dem Motto „Ich hab ja gesagt, dass mich das stört“. Wie du so ein Gespräch sinnvoll aufbaust, erklären Arne und Jörg ausführlich in der Folge über kritische Themen wertschätzend ansprechen. Dort findest du einen Leitfaden in sechs Schritten.

Als Führungskraft ist Kommunikation dein einziges aktives Werkzeug. Setze es bewusst ein.

Schriftlich oder mündlich: der richtige Kanal

Ein großer Unterschied liegt im Kommunikationskanal. Sprechen die Menschen in deinem Unternehmen miteinander, oder schreiben sie viel? Nutzt ihr vor allem E-Mails, Teams oder irgendwelche Chats? Arne regt an, genauer hinzuschauen, für welchen Bereich schriftliche Kommunikation sinnvoll ist und wo sie eher dysfunktional wird.

Schriftlich festzuhalten ist dort wichtig, wo es um Vereinbarungen geht. Wer macht was bis wann? Was hat dir jemand fest zugesagt? Schon deshalb, damit ihr nicht Wochen oder Monate später, wenn das Ergebnis da sein soll, über Interpretationen streitet. „Damals haben wir doch das gesagt.“ „Nein, ich meine, wir haben etwas anderes gesagt.“ Das ist einfach ungünstig. Auch wenn du Aufgaben delegierst und übergibst oder Verbindlichkeit herstellen willst, hilft Schriftlichkeit auf jeden Fall. Wie Delegieren gut gelingt, hörst du in der Folge Delegieren, so geht's.

Für Konfliktlösungen, Problemlösungen und das Auflösen von Missverständnissen ist mündliche Kommunikation günstiger. Hier ist dafür die schriftliche Vorbereitung sehr sinnvoll. Setz dich hin und schreib auf, was du erreichen willst. Was ist der Punkt, den du ansprechen willst, weil er für dich nicht funktioniert? Hast du vielleicht selbst etwas getan, das für den anderen blöd oder ungünstig war, und möchtest du dich dafür entschuldigen? Diese Punkte vorher schriftlich zu sortieren, gibt dir im Gespräch Halt.

Arne unterscheidet also klar. Vereinbarungen gehören aufs Papier, Klärungen gehören ins Gespräch, und die Vorbereitung dieses Gesprächs gehört wieder aufs Papier. Wenn du diese Logik in deinem Team verankerst, vermeidest du, dass heikle Themen per Mail hin und her gehen und Missverständnisse dabei eher wachsen. Ein schwieriges Thema schriftlich zu klären, wirkt oft schneller, führt aber leicht zu genau den Deutungsdebatten, die du vermeiden willst.

Kommunikations-Guidelines für dein Team

Arne empfiehlt Führungskräften, sich Gedanken über Kommunikations-Guidelines zu machen, die grundsätzlich für euer Team oder euer Unternehmen gelten. Ein paar Dinge gilt es dort zu regeln. Welche Gespräche werden in welchem Rahmen und in welchem Turnus geführt? Gibt es Mitarbeitergespräche, und wenn ja, einmal, zweimal oder viermal im Jahr? Gehört dazu eine Beurteilung oder sogar eine Gehaltsverhandlung, oder besprecht ihr solche Themen separat? Wie oft führt ihr Feedbackgespräche über die Zusammenarbeit? Und wer nimmt daran teil, vielleicht jemand aus der Personalabteilung, oder führst du sie allein?

Solche Guidelines geben allen Orientierung. Mitarbeitende wissen, wann welches Gespräch ansteht und was sie dort erwartet. Und du als Führungskraft musst nicht jedes Mal neu entscheiden, wie du ein Thema angehst.

Beim Thema Gehalt hat Arne eine klare Erfahrung gemacht. Er hält es für sinnvoll, dass das Unternehmen einen festen Turnus vorgibt, in dem über Gehalt gesprochen wird, zum Beispiel alle 18 Monate. Damit nimmst du dieses Thema aus Mitarbeitergesprächen und Beurteilungsgesprächen heraus. Sonst läuft am Ende alles auf die Gehaltsfrage hinaus, und alle anderen Gesprächspunkte verlieren an Gewicht. Der Raum der Begegnung, in dem ihr über eure Zusammenarbeit sprecht und sie verbessert, geht dann verloren. Wie Gehaltsgespräche aus Sicht der Mitarbeitenden gut laufen, besprechen Arne und Jörg in der Folge über Gehaltsverhandlung.

Spannend ist es auch, in die Guidelines aufzunehmen, welches Gespräch idealerweise in welcher Form geführt wird. Manche Dinge lassen sich gut schriftlich klären. Für Konflikte zwischen Menschen kannst du festlegen, dass sie immer im Eins-zu-eins-Gespräch geklärt werden, unter vier Augen und in echter Begegnung. Wo das bei Remote Work nicht klappt, dann wenigstens per Videokonferenz. Hauptsache, es ist für alle klar. Weitere Ideen für Regeln in verteilten Teams findest du in der Folge über Remote Leadership. Solche Spielregeln für die Kommunikation in einem ganzen Unternehmen zu entwickeln, ist oft Teil eines begleiteten Veränderungsprozesses.

Die Intention vor jedem Gespräch

Den wichtigsten Teil hebt sich Arne für den Schluss auf. Mach dir vor jedem relevanten Gespräch bewusst, was deine Intention ist. Welches Gesprächsergebnis steht für dich an? Worum geht es dir, was möchtest du haben?

Geht es darum, in einer Verhandlung deinen Standpunkt durchzusetzen? Willst du einen Verbündeten für eine Idee, einen Vorschlag oder eine Initiative gewinnen? Oder hast du das Gefühl, dass zwischen dir und jemandem noch etwas steht, das eure Zusammenarbeit beeinträchtigt, und willst du das ausräumen? Je nachdem, was du willst, bereitest du das Gespräch anders vor und gehst mit einem anderen Bewusstsein hinein.

Ein Gespräch, in dem du einen Verbündeten gewinnen willst, beginnt mit Interesse an der Sicht des anderen. Ein Gespräch, in dem du etwas durchsetzen willst, braucht klare Argumente und eine klare Position. Ein Klärungsgespräch braucht vor allem die Bereitschaft, auch den eigenen Anteil anzuschauen. Wenn du deine Intention nicht kennst, vermischst du diese Haltungen, und dein Gegenüber weiß nicht, woran es ist.

Arne fasst es so zusammen. Als Führungskraft ist Kommunikation dein einziges aktives Werkzeug. Alles, was du tust, ist Kommunikation. Bereite deine Gespräche vor, schreib dir auf, welches Ergebnis du erreichen willst, und wähl das jeweils günstigste Setting für das, was du bewirken willst.

Wenn du merkst, dass du selbst oder Menschen in deinem Team souveräner, klarer und wertschöpfender kommunizieren sollten, bietet MINDSET MOVERS dafür Trainings an. Im Leadership Training REFLECT arbeiten Führungskräfte an ihrer Haltung und an ihrer Gesprächsführung. Wer gezielt an einzelnen Situationen arbeiten will, findet im Führungscoaching den passenden Rahmen. Und wenn du ein konkretes Gespräch vorbereiten willst, kannst du es im DialogLab vorher durchspielen. Dort trainierst du schwierige Gespräche so oft, bis du mit klarer Intention hineingehst. Den größeren Rahmen für deine Entwicklung bietet das Führungskräftetraining REFLECT.