Remote Leadership: Rituale und Regeln, mit denen dein Team auch auf Distanz wirksam bleibt

Remote Leadership: Vorteile, Nachteile und die richtige Haltung

Remote Leadership ist spätestens seit Corona für viele Führungskräfte Alltag, und für manche schon seit über zehn Jahren. In dieser Folge des Podcast Wirksam führen beleuchten Arne und Jörg das Thema von mehreren Seiten. Was sind die Vorteile und Nachteile? Welche Rituale und Regeln machen Führung auf Distanz leichter? Und welche Haltung braucht es dafür?

Jörg arbeitet seit 2011 remote, also seit 14 Jahren. Für ihn liegen die Vorteile auf der Hand. Die Pendelei fällt weg, und das spart enorm viel Zeit. Wer der Typ dafür ist, wird zu Hause weniger abgelenkt, arbeitet mehr im Flow und bekommt mehr abgeschlossen.

Kommunikation ist remote der Schlüssel

2011 hat Jörg mit seinem Partner Kai ein Unternehmen gegründet. Beide arbeiteten damals bei Amazon in München und wussten, dass jeder mit Familie in seine Heimat zurückgehen würde, Jörg nach Baden-Württemberg, Kai an die Ostsee. Also bauten sie das Unternehmen von Tag eins orts- und zeitunabhängig auf und nutzten Tools wie Slack, als sie gerade aufkamen. In der Spitze arbeiteten rund 14 Menschen deutschlandweit zusammen.

Die wichtigste Erkenntnis für Jörg ist Kommunikation. Du kannst remote nicht genug kommunizieren. In Chats geht viel von dem verloren, was in der Kaffeeküche transportiert wird. Jemand schreibt etwas, und der andere fragt sich, warum der so ruppig ist und ob er etwas falsch gemacht hat. Das haben sie oft erlebt.

Arne und Jörg arbeiten selbst seit 2019 remote zusammen, Arne in Ratingen, Jörg in Baden-Württemberg. Auch bei E-Tribes war die Zusammenarbeit weitgehend remote organisiert. Arnes Erkenntnis ist, dass du einen Menschen nur ganz wahrnimmst, wenn er mit dir im Raum ist. Zwischenmenschliche Spannungen zeigen sich in Gestik, Mimik, einem Räuspern oder einem Blick zur Seite. Im Zoom-Meeting fehlt das weitgehend.

Daraus folgt sein erster Punkt. Mach Remote-Arbeit zum Thema. Frag deine Leute, wie es für sie ist. Nicht jeder arbeitet besser von zu Hause. Manche haben keinen anständigen Arbeitsplatz, gerade in Großstädten, wo ein zusätzliches Zimmer kaum bezahlbar ist. Andere fühlen sich allein, wollen Arbeit und Leben trennen oder einfach Menschen begegnen. Jörg ist sehr introvertiert und arbeitet gern von zu Hause. In seinem Unternehmen gab es trotzdem andere Lösungen, etwa einen Teilzeitjob mit Büro als Ergänzung oder einen angemieteten Coworking-Platz. Solche Fragen gehören schon ins Einstellungsgespräch. Wie du klare Spielregeln für die Erreichbarkeit im Homeoffice setzt, hörst du in einer eigenen Folge.

Klare Regeln und klare Briefings

MINDSET MOVERS ist selbst ein vollständig remote arbeitendes Unternehmen ohne Büro, mit Menschen in ganz Deutschland. Arne nennt weitere Vorteile. Keine Wegezeiten, weniger Aufwand mit Kleidung, man kann dem Paketboten aufmachen, private Termine leichter einplanen und mit der Familie zu Mittag essen. Gleichzeitig sind ihm über die Jahre Erwartungen klar geworden, die er früher nicht hatte.

Beispiel Daily Huddle. Wenn sich das Team morgens für zehn Minuten trifft und jeder kurz teilt, was er heute vorhat, solltest du als Führungskraft die Bedingungen nennen, unter denen das funktioniert. Eine Regel könnte lauten, du bist pünktlich oder du bist nicht dabei. Das Team muss der Regel zustimmen. Fehlt jemand dreimal, suchst du das Gespräch. „Das funktioniert für mich nicht. Was ist los?“ Eine andere Regel wäre, dass die Kamera immer an ist, und wer im Zug sitzt, schreibt das vorher.

Jörg ergänzt die Arbeitsaufträge. Remote ist es noch wichtiger, dass du konkret sagst, was du erwartest. Weil man sich tagelang nicht sieht, kommt sonst nach ein paar Tagen ein Ergebnis, das nicht passt, oder gar keins. Jörg hat genau das erlebt und gemerkt, dass er zu unkonkret war. Erwartungen klar zu formulieren, trainieren wir auch im Führungskräftetraining REFLECT. Arne kennt den Unterschied aus seiner Textprovider-Zeit. Im Büro wurden Aufgaben per Zuruf verteilt, und mehrmals am Tag gab es einen Schulterblick. Remote musst du entweder deutlich bessere Briefings schreiben oder Schulterblick-Termine einplanen, etwa eine halbe Stunde vor der Mittagspause.

Gleichzeitig ist die fehlende offene Tür ein Vorteil. Wer neben der Führung noch operativ arbeitet, gewinnt Zeit für konzentrierte Stillarbeit. Jörg erinnert daran, dass die offene Tür ohnehin eine Haltung ist. Wenn jemand anruft und du genervt reagierst, wird er nicht wiederkommen.

Rituale, die auf Distanz Nähe schaffen

Arne und Jörg arbeiten manchmal mit einem offenen Work Room. Ein Zoom-Link im Kalender, Kamera und Mikrofon aus, Ton an. Wer eine Frage hat, schaltet das Mikrofon ein und ruft hinein. Das ist niederschwelliger als ein Anruf und hilft besonders beim Onboarding, damit neue Leute nach dem ersten Briefing nicht tagelang allein sind. Ähnlich funktioniert gemeinsames Arbeiten in einem Google Doc.

Jörg schwört auf ein tägliches Check-in, zum Beispiel um neun Uhr für 15 Minuten. Jeder beantwortet drei Fragen. Was ist mein Tagesziel? Wie sehen die relevanten Kennzahlen aus? Und vor allem, was fehlt mir oder was steht mir im Weg? So kommt sofort auf den Tisch, wenn jemand noch auf einen Report oder auf Grafiken wartet. Jörg betont, dass das Impulse sind. Jedes Team muss ausprobieren, was zu ihm passt.

Für das Zwischenmenschliche hat Arne mit seinem Team einmal pro Woche ein selbst entwickeltes Fragespiel gespielt, mit Fragen zum Business, zum Menschen und zur Organisation, in größeren Teams in Breakout-Sessions. Antworten war freiwillig, jeder durfte eine Frage überspringen. So entstand schnell eine offene, vertrauensvolle Atmosphäre. Und die brauchst du, um als Führungskraft auch mal zu fragen, was los ist, oder damit jemand sagt, seit dem Projekt-Kick-off bin ich gereizt, ich will das mit dir klären. Jörg erzählt von einem Freund, der das Spiel mit neuen Auszubildenden gespielt hat. In kurzer Zeit sei mehr Nähe entstanden als sonst in Monaten. Fragen wie „Welche deiner Tätigkeiten raubt dir gerade die meiste Energie?“ oder „Beschreibe deine Kindheit in drei Wörtern“ zeigen den ganzen Menschen. Mehr Ideen dazu findest du in unseren Folgen über Tools für Remote Leadership und über Vertrauen und Verbundenheit im Team.

Arne hält gemischte Settings für besonders anspruchsvoll. Wenn du deine Leute mittwochs bis freitags nur remote siehst, musst du deine Briefings anders strukturieren als an Bürotagen. Sprich das offen an. „Nimm das bitte nicht als Micromanagement. Für mich funktioniert es nur nicht, wenn ich am Montag ein Ergebnis sehe, das nicht passt.“ Dann vereinbart ihr kurze Status-Check-ins oder eine andere Lösung.

Auch Coffee Breaks nutzt Arne bewusst. Zehn oder 15 Minuten, in denen es nicht um Projekte geht. Wie geht es dir, wie läuft es mit den Kollegen, und wie läuft es mit mir als Chef? Und Raum für Fragen zu Strategie und Vision, die sonst in der Kaffeeküche oder im Aufzug gestellt werden.

Wertschätzungsrunde und Offsites

In rein remote arbeitenden Teams gewinnen Offsites und Teamabende an Bedeutung. Arne empfiehlt sie mindestens zweimal im Jahr. Dort begegnen sich Menschen als Menschen, erfahren, dass jemand seit zehn Jahren Badminton spielt, und wer bereit ist, über eigene Schwächen zu sprechen, öffnet den Raum für andere. Jörg erinnert sich, wie überrascht manche beim ersten Treffen waren, weil jemand viel größer war, als es die Kamera vermuten ließ.

Jörg stammt aus Baden-Württemberg, wo der Spruch gilt, nicht gemeckert ist genug gelobt. Als Reiss Motivation Profile Master sieht er, wie vielen Menschen Anerkennung wichtig ist. Er liebt deshalb die Wertschätzungsrunde, alle zwei Wochen im Teammeeting oder beim Offsite. Wer möchte, würdigt jemanden aus dem Team, aus einem anderen Team oder einen Kunden. Freiwillig, niemand muss sich etwas ausdenken. In Seminaren hören sie danach oft, man sei ein paar Zentimeter gewachsen. Wie echte Wertschätzung wirkt, besprechen wir in einer eigenen Folge.

Kritische Themen remote schnell klären

Arnes letzter Punkt betrifft kritische Themen. Er erzählt von einem Kunden mit rund 50 Menschen an vier Standorten, teils remote, teils im Büro, an wechselnden Tagen. Manche Leute sieht man dort kaum. Vielen fällt es schwer, zwischenmenschliche Spannungen per Telefon oder Slack zu klären, weil man sich nur noch in der Gruppe begegnet.

„Ich möchte Dinge, die zwischen uns stehen, so schnell wie möglich klären.“

Diese Haltung sollten Führungskräfte vorleben und vom Team erwarten. Ungeklärte Konflikte, offene Rechnungen und subjektiv empfundene Ungerechtigkeit sind die Showstopper für Produktivität. Menschen gleichen sie aus, die Psychologie nennt das Reziprozität. Durch Schlagfertigkeit, Spitzen oder durch Unterlassung, indem sie andere einfach weniger unterstützen. Jörg ergänzt den Fall, dass du mit einem Arbeitsergebnis unzufrieden bist. Wenn du merkst, dass du im Vorwurf bist oder schlecht über jemanden redest, steht etwas zwischen euch. Kläre es innerhalb von 24 bis 72 Stunden. Zwei Fragen helfen dabei. „Habe ich etwas gemacht, was für dich blöd war?“ Und „Steht irgendwas zwischen uns?“ Wie du kritische Themen wertschätzend ansprichst, hörst du in einer eigenen Folge.

Jörg weiß, wie schwer das vielen fällt, aus Harmoniebedürfnis oder weil man nicht will, dass der andere schlecht über einen denkt. Arne wird deutlich. Wer seinen Ärger nicht anspricht, zahlt es anders heim, mit einer blöderen Aufgabe beim nächsten Mal oder indem er eine Person meidet. Das gilt gerade für Führungskräfte, die als nett wahrgenommen werden wollen.

Genau dort setzen Arne und Jörg mit ihrer Arbeit an. Im Leadership Training REFLECT arbeitest du an der Haltung dahinter, und im DialogLab kannst du solche schwierigen Gespräche vorher üben. Für verteilte Teams und ganze Organisationen begleiten wir dich mit Führungskräfteentwicklung im Unternehmen.