Effiziente Führung: Wie du mit wenig Zeit mehr Wirkung im Team erzielst

Effiziente Führung: Warum Zeitmangel kein Argument gegen Führung ist

Effiziente Führung ist in Zeiten von KI und Fachkräftemangel ein Thema, das ohnehin in vielen Unternehmen auf der Tagesordnung steht. Bei Effizienz geht es darum, den gleichen Output mit weniger Input zu erzeugen oder mit demselben Input mehr Output. Arne überträgt diese Frage in dieser Folge vom Podcast Wirksam führen auf die Führung selbst.

Denn die Führungskräfte, mit denen er und Jörg zu tun haben, haben alle eines gemeinsam. Sie haben keine Zeit. Vielleicht geht es dir genauso. Genau deshalb lohnt sich ein ehrlicher Blick darauf, wo deine Führungszeit heute versickert.

Arne versteht Führung so: Du schaffst als Führungskraft aus eigener Initiative ein günstiges Umfeld, in dem sich deine Mitarbeitenden gut entfalten und ihre Leistung bringen können. Mit unendlich viel Zeit könnte man glauben, dass sich so ein Umfeld über viele Gespräche und viel zwischenmenschlichen Kontakt schon irgendwie herstellen lässt und sich die meisten Unstimmigkeiten zurechtbiegen lassen.

Die Realität sieht anders aus. Die allermeisten Führungskräfte haben noch operative Aufgaben oder Fachaufgaben und nutzen nur einen Teil ihrer Zeit für Führung. Und genau dann erleben Arne und Jörg Dinge, die wirklich unglaublich ineffizient sind. Wie du Führung trotz voller Kalender wirksam machst, beleuchten die beiden auch in der Folge über das Zehn-Minuten-Prinzip für Führungskräfte.

Woran du ineffiziente Führung erkennst

Arne zählt eine ganze Reihe von Situationen auf, die Zeit fressen. Vielleicht erkennst du die eine oder andere aus deinem Alltag.

Super ineffizient ist es, wenn du mehrere Gesprächsanläufe brauchst, um einen Konflikt aufzulösen. Weil es immer noch ein offenes Ding gibt, weil es Missverständnisse gibt, weil das Thema nicht geklärt ist und weiter zwischen euch steht. Dann könnt ihr trotzdem nicht unbelastet zusammenarbeiten, und das nächste Gespräch ist schon programmiert. Jeder weitere Anlauf kostet dich Zeit, die dir für deine Fachaufgaben und deine Kunden fehlt.

Ineffizient ist es auch, wenn Menschen deine Erwartungen nicht kennen, sie deshalb nicht erfüllen und du dich darüber ärgerst. Oder wenn du immer wieder mit denselben Leuten über deine Erwartungen sprechen musst, weil sie ihnen einfach nicht klar sind. Dazu gehört, dass du Mitarbeitenden ständig hinterherläufst, weil du bestimmte Ergebnisse nicht in der Form bekommst, wie du sie haben willst. Wie solche unausgesprochenen Erwartungen zur Falle werden, hörst du in der Folge über Erwartungsmanagement und stille Deals.

Entscheidungen, Rechtfertigungen und Stimmung

Wenn Entscheidungen immer wieder diskutiert und hinterfragt werden, weil nicht klar ist, in welche Richtung es konkret geht, kostet das Zeit. Genauso, wenn du ständig Rechtfertigungsgeschichten hörst. Du konfrontierst jemanden mit etwas, das nicht gelungen ist, und niemand ist bereit, die Verantwortung zu übernehmen. Alle haben Angst, schuld zu sein, und wollen dieser Schuld ausweichen. Statt über die Lösung sprecht ihr dann über die Frage, wer es war.

Ineffizient ist es auch, wenn du dir erst bei schlechter Stimmung im Team die Frage stellst, wie du sie verbessern kannst. Dann ist es natürlich deutlich aufwendiger. Wer früh auf die Stimmung achtet, hat weniger Arbeit als jemand, der sie reparieren muss, wenn sie schon gekippt ist.

Unternehmensinteressen klar vertreten

Ein weiterer Punkt betrifft die Interessen des Unternehmens. Wenn deine Mitarbeitenden und vor allem deine Führungskräfte diese Interessen nicht kennen und sie nicht gut an Kunden, Kolleginnen und Kollegen kommunizieren können, gibt es immer wieder Diskussionen darüber, was eigentlich gilt.

Gerade wenn du Geschäftsführerin, Geschäftsführer oder Unternehmer bist, nennt Arne noch ein Beispiel. Ineffizient wird es, wenn sich deine HR Abteilung ausschließlich als Vertreter der Mitarbeitenden sieht, quasi als Undercover Betriebsrat, und die Interessen der Geschäftsführung und der Inhaber kaum kennt und vertritt. Dann entstehen strukturelle Interessenkonflikte, die sich nur mit viel Kommunikation wieder auflösen lassen. Warum Führungskräfte die Interessen des Unternehmens vertreten sollten, besprechen Arne und Jörg in der Folge über Unternehmensinteressen vertreten.

Und schließlich ist es ineffizient, wenn es im Team immer wieder Missverständnisse und Unklarheiten gibt. Leute kommen ständig mit Nachfragen zur Führungskraft, um Dinge zu klären. Kunden und Kollegen, die im Prozess dahinter stehen, warten auf Ergebnisse, und Projekte verzögern sich immer weiter. Oft liegt das daran, dass keine klaren Prozesse oder Guidelines bekannt sind, nach denen Menschen ungestört arbeiten können, wenn gerade keine Führungskraft verfügbar ist. Mehr dazu hörst du in der Folge über Missverständnisse im Team.

All diese Situationen haben etwas gemeinsam. Sie entstehen aus Unklarheit, und sie kosten dich Zeit, die du eigentlich nicht hast. Jede Unklarheit, die du heute stehen lässt, kommt morgen als Nachfrage, als Diskussion oder als Konflikt zurück.

Effiziente Führung lässt sich lernen

Die gute Nachricht ist, dass du all das lernen kannst. Du kannst lernen, Gespräche so wirksam zu führen, dass du nur einmal mit jemandem sprechen musst, um einen Konflikt aufzulösen. Das lässt sich gezielt trainieren, zum Beispiel indem du ein schwieriges Gespräch vorher im DialogLab durchspielst.

Du kannst lernen, deine Erwartungshaltung so klar zu kommunizieren, dass sie bei anderen ankommt. Und du kannst lernen, die Erwartungen anderer abzufragen, sodass sie dir klar sind. So minimiert ihr Missverständnisse und Konflikte aufgrund unerfüllter Erwartungen, und wenn sie doch auftauchen, löst ihr sie schnell.

Auch klare Bedingungen, Regeln und Guidelines zu formulieren, lässt sich lernen. Sie geben Menschen Orientierung, damit sie arbeiten können, ohne ständig nachzufragen, nach welchen Prinzipien es geht oder was gerade Priorität hat.

Dasselbe gilt für Ziele. Arne wünscht sich, dass du Ziele so klar und einfach machst, dass Menschen sie auswendig können, genauso wie eure Guiding Principles. Dafür braucht es kein riesiges Pamphlet und kein Buch. Wie du Gespräche so beendest, dass die Umsetzung danach von allein läuft, hörst du in der Folge über Gesprächsführung.

Abrechenbare Stunden gegen Führungswirksamkeit

Warum das so wichtig ist, erklärt Arne mit einer Beobachtung. Immer wieder hören er und Jörg von Führungskräften, dass sie weniger auf ihre Führungswirksamkeit achten sollen, weil sie operativ arbeiten, Kundenprojekte haben und an ihrer eigenen Leistung gemessen werden.

Gerade in der Agentur und Beratungswelt, aus der Arne ursprünglich kommt, haben viele Führungskräfte abrechenbare Stunden zu leisten. Meist haben sie einen höheren Tages oder Stundensatz, ihre Stunden lassen sich also höher fakturieren. Das ist wichtig für die Wertschöpfung des Unternehmens, und danach werden sie von der Unternehmensleitung meistens auch bewertet. Für Arne ist das zu einseitig. Diese Rechnung lässt die Zeit außen vor, die durch unklare Führung verloren geht, durch doppelte Gespräche, Nachfragen und Verzögerungen.

Wenn du dir keine Zeit nimmst zu lernen, wie man andere führt, wirst du immer wieder enttäuscht werden, und dann führst du die Gespräche ein zweites, drittes und viertes Mal.

Achte deshalb darauf, die wenige Zeit, die dir neben Kundenprojekten für Führung bleibt, so wirksam und effizient wie möglich einzusetzen. So schaffst du ein Umfeld, in dem auch deine Mitarbeitenden wirksam und produktiv sind. Jede Stunde, die du in klare Führung investierst, holst du dir an anderer Stelle zurück.

Wie du effiziente Führung trainierst

Wenn ihr zwei oder drei Führungskräfte seid, die das lernen wollen, passt das offene Leadership Training REFLECT, das über zwölf Wochen läuft. Seid ihr ein größeres Team oder wollt ihr mehrere Führungskräfte und ihre Teams entwickeln, bietet MINDSET MOVERS eine komplette Learning Journey als Inhouse-Training an, die sich je nach Bedarf über neun, zwölf oder achtzehn Monate erstreckt.

Mit einigen Trainingstagen im Jahr lernt ihr dort effiziente Führung so, dass sie ein für alle Mal sitzt. Gerade bei der Führungskräfteentwicklung im Unternehmen zahlt sich das aus, weil alle dieselben Werkzeuge nutzen. Einzelne Führungskräfte finden im Führungstraining den Rahmen, um ihre Gesprächsführung zu schärfen. Und für das nächste Gespräch über Erwartungen kannst du dein Gesprächstraining direkt online beginnen, damit du nicht immer wieder dieselben Gespräche über Konflikte und Missverständnisse führen musst.