Führung ohne Zeitaufwand: Wie du mit dem Zehn-Minuten-Prinzip trotz abrechenbarer Stunden wirksam führst

Führung ohne Zeitaufwand: Warum wenig Zeit keine Ausrede ist

Jede Stunde, die du in ein Mitarbeitergespräch steckst, fehlt dir auf dem Mandat. Wer als Partner in einer Kanzlei, als Steuerberaterin, Wirtschaftsprüfer, Unternehmensberater oder Agenturinhaber arbeitet, kennt diese Rechnung. Führung ohne Zeitaufwand klingt da wie ein Widerspruch. Die Führungskräfte in solchen Professional Services sind meist auch die bestbezahlten Projektleute. Jede Leadership Stunde steht damit im Wettbewerb mit einer abrechenbaren Stunde.

Arne Stoschek und Jörg Kundrath begleiten viele Führungskräfte aus genau diesen Berufen. In dieser Folge vom Podcast Wirksam führen gehen sie der Frage nach, ob wirksame Führung mit wenig Zeit gelingt. Ihre Antwort ist ein klares Ja. Mit wenig Zeit führst du oft sogar klarer.

Das gilt auch für Führungskräfte in Produktion, E-Commerce oder Konzernen, die viel operativ mitarbeiten und daran gemessen werden, dass ihr Bereich läuft. Dein Rollenbild bleibt dabei, wie es ist.

Die Früchte von Führung zeigen sich später als die Stunde, die du abends aufs Projekt schreibst. Sie zeigen sich aber. Sorgst du für Klarheit, Struktur und Verbindlichkeit, kommt das mittelfristig, oft sogar recht kurzfristig, dem Mandat und dem Umsatz zugute.

Führen mit wenig Zeit und das Zehn-Minuten-Prinzip

Wer viel Zeit für Führung hat, gerät leicht in das parkinsonsche Gesetz. Jeder Zeitslot füllt sich mit der Aufgabe. Du trägst dir 90 Minuten für ein Gespräch ein, bereitest dich weniger gut vor und redest dann einfach viel. Reden mit deinen Leuten ist nichts Schlechtes. Effizient ist das aber nicht zwingend, und gute Führung auch nicht.

Mit wenig Zeit gehst du anders ran. Jede Minute ist kostbar, also überlegst du vorher, worum es eigentlich geht. Ein Mitarbeitergespräch in 20 Minuten? Geht. Ein Briefing in fünf oder zehn Minuten? Geht. Ein Entwicklungsgespräch oder sogar eine Gehaltsverhandlung in einer Viertelstunde? Auch das geht, sagen die beiden.

Die Voraussetzung ist eine klare Intention. Du weißt, was du mit deinem Gegenüber besprechen und am Ende konkret vereinbaren willst. Und du weißt, welche Qualität hinterher zwischen euch wirken soll. Eine hilfreiche Frage an dich selbst lautet, was nach dem Gespräch anders und was danach klar sein soll. Kannst du das beantworten, ist das Gespräch in erstaunlich kurzer Zeit erledigt. Wie du mit dem Satz umgehst, der dir dabei am häufigsten im Weg steht, hörst du in der Folge Dafür habe ich keine Zeit.

Was in einem Klärungsgespräch wirklich zu klären ist, klärt sich in zehn Minuten oder in fünf.

Der Unterschied zwischen einem Gespräch von zehn Minuten und einem One on One von sechzig Minuten liegt selten im Kern. Klarheit schaffen ist meist nach zehn Minuten erledigt. Die restliche Zeit füllt sich mit Operativem. Für das, was dir wichtig ist, brauchst du diese Zeit nicht.

Im Kern sagst du konkret, was du erwartest. Was soll die Mitarbeiterin tun, was soll sie nicht mehr tun? Dann stimmst du ab. „Passt das für dich? Hast du noch eine Rückfrage? Hast du eine Erwartung an mich?“ Ist alles klar, gebt ihr euch die Hand drauf, und ihr macht es so.

Operative Details wie „beim Kunden ist das so und so“ gehören ins Projektmanagement Tool, ins Wochenreporting oder in eine kurze schriftliche Info. Damit taugt wenig Zeit nicht mehr als Ausrede, auch nicht vor dir selbst. Wie du deine Führung insgesamt schlanker aufstellst, besprechen Arne und Jörg auch in der Folge über effiziente Führung.

Intentionale Kommunikation wird zum Automatismus

Im Führungskräftetraining gehen Arne und Jörg mit den Teilnehmenden die ganze Employee Journey durch, also die Reise eines Menschen durch das Unternehmen. Sie reicht vom Bewerbungsgespräch über Onboarding, Probezeit, Erwartungsgespräche, Briefings und Entwicklungsgespräche bis zu Gesprächen über Konsequenzen und zum Trennungsgespräch.

In all diesen Gesprächen, genau wie bei Gehaltsverhandlungen, geht es im Prinzip um dieselben Fragen. Hast du eine Intention für das Gespräch? Weißt du, worüber du eine Vereinbarung treffen willst? Kennst du deine Bedingungen, die nicht verhandelbaren und die verhandelbaren?

Wer das ein paar Dutzend Mal so gemacht hat, braucht keinen Spickzettel mehr. Es geht in Fleisch und Blut über, das berichten fast alle Teilnehmenden. Selbst in reaktiven Situationen, wenn dich jemand ohne Termin mit einem Thema konfrontiert, fragst du dich sofort, worum es hier überhaupt geht. Du hörst zu, formulierst deine Intention und triffst schnell eine Vereinbarung.

Klarheit braucht Haltung und Vertrauen

Das funktioniert auch andersherum. Kommt jemand auf dich zu, fängt an zu reden, und du weißt nicht, was er eigentlich will, dann fragst du nach. „Stopp. Worum geht es dir gerade? Fehlt dir Klarheit, brauchst du eine Entscheidung von mir oder möchtest du mit mir diskutieren?“ Auch diese Gespräche werden deutlich kürzer. Und die Menschen sind dankbar für die Klarheit.

Das Schöne daran ist, dass es abfärbt. Mitarbeitende von Führungskräften aus dem Training erzählen oft, dass sie selbst anfangen, so zu kommunizieren. Sie fragen ebenfalls, worum es wirklich geht. Klärung wird leichter, wenn alle Klarheit als Absicht haben.

Ein Beispiel aus der Folge. Ein Mitarbeiter beschwert sich, weil die Urlaubsvertretung für einen Kollegen schon wieder auf seinem Tisch liegt. Bevor du über die Situation redest, fragst du, worum es ihm geht. Oft steckt etwas ganz anderes dahinter. Was befürchtet er, was erhofft er sich? Genau solche Gespräche kannst du im DialogLab vorher durchspielen.

Die Frage nach der Absicht kannst du dir technisch antrainieren. Wirksam wird sie, wenn sie in deine innere Haltung übergeht. Dafür braucht es Offenheit und eine Vertrauensbasis. Dein Gegenüber muss wissen, dass es nichts zu befürchten hat, wenn es sagt, was es wirklich beschäftigt, und dass du es nicht in die Pfanne haust. Ist das gegeben, wird Klarheit schaffen viel leichter. Die beiden erleben täglich, dass sich Menschen im Beruf selten an Inhalten aufreiben. Viel häufiger belasten sie zwischenmenschliche Querelen, Missverständnisse und Unterstellungen.

Systemdesign und klare Leitplanken

Gerade in Professional Services kommt ein weiterer Zeitfresser dazu. Partner sind oft die größten Fachleute in ihrem Bereich. Daraus entsteht der Reflex, die Qualität des Mandats selbst zu sichern. Über jede Mail, jedes Dokument, jeden Lagebericht und jeden Jahresabschluss schaust du noch einmal drüber. Das frisst enorm viel Zeit für Korrekturen.

Effiziente Führung zeigt sich hier in unmissverständlichen, klaren Leitplanken und messbaren Leistungskriterien. Was willst du konkret sehen? Sollen sich die Mitarbeitenden an Checklisten halten? Als Führungskraft bist du für das Systemdesign verantwortlich. Wurde die Checkliste eingehalten, vertraust du dem Ergebnis, ohne jedes Detail zu prüfen. Wie viel Kontrolle sinnvoll ist, vertiefen Arne und Jörg in der Folge über Micromanagement.

Das hat auch eine strategische Seite. Ist jeder Fall anders, lässt sich kaum ein wiederholbares System bauen. Hast du 100 verschiedene Vorgänge oder geht es eigentlich um 30 zentrale, die ihr als Team liefern wollt? Für solche Fragen brauchst du Unternehmerzeit. Wollt ihr das im ganzen Haus angehen, ist das ein Thema für Führungskräfteentwicklung im Unternehmen.

Sind kurze Gespräche weniger wertschätzend?

Ein Einwand kommt in diesem Zusammenhang immer wieder. „Fühlen sich meine Leute nicht abgewertet, wenn ich so kurze Gespräche mit ihnen führe?“

Die Erfahrung von Arne und Jörg ist eindeutig. Gerade Leistungsträger und High Performer hassen Gelaber und Gespräche, die sich ziehen. Sie lieben Klarheit, schnelle Entscheidungen und das Gefühl, dass es vorangeht. Wer ihre Zeit schätzt, schätzt sie.

Hilfreich ist auch hier, die eigene Absicht offen auszusprechen. Zum Beispiel so. „Meine Absicht ist, dass wir unsere Zeit wirklich effizient nutzen. Deshalb möchte ich unsere Gespräche kurz halten und uns auf Klarheit und Vereinbarungen konzentrieren. Brauchst du mal mehr Zeit, vereinbaren wir das. Passt das für dich?“ High Performer sagen dazu in aller Regel Ja. Ausführlich über Entwicklung sprecht ihr dann alle drei Monate.

Teamkonflikte selbst klären und dranbleiben

Auch bei Konflikten im Team glauben viele Führungskräfte, sie müssten lange Runden drehen. Zwei Leute sind sich nicht grün, und schon wird HR dazugeholt.

In der Folge fällt dazu ein unpopulärer Gedanke. HR in solche Teamkonflikte einzubeziehen, ist oft eine Ausrede, um etwas als Führungskraft nicht selbst lösen zu müssen. HR arbeitet nicht mit den beiden zusammen und kennt die Auswirkungen des Streits nicht. Du kennst sie.

Ein Weg ist, die Verantwortung an die beiden abzugeben. „Ihr müsst euch nicht mega sympathisch sein. Was für mich nicht funktioniert, ist, dass ihr euch offen streitet und die Kolleginnen und Kollegen ablenkt. Ich erwarte, dass ihr das bis übermorgen Abend klärt. Ich traue euch das absolut zu.“ Klappt es nicht, wird es zu deinem Thema, und du eskalierst selbst weiter. Wie eine solche Kette aussehen kann, zeigt die Folge über Konsequenzen ziehen. HR schaltest du ein, wenn es arbeitsrechtlich wird, etwa bei einer Abmahnung oder einer Anpassung am Arbeitsvertrag. Normale operative Konflikte löst du allein.

Viele schieben solche Gespräche ab, weil sie nie gelernt haben, sie zu führen. Arne und Jörg werden manchmal tageweise ins Unternehmen geholt und führen solche Gespräche im Beisein der Führungskraft. Am Ende willst du das selbst können. Dabei helfen ein Führungscoaching und das Üben im Gesprächstraining.

Im zwölfwöchigen REFLECT Training arbeiten die Teilnehmenden mit einem Reflexionssheet. Regelmäßig fragst du dich dort für jede Person, ob es so läuft, wie es soll. Sind Erwartungen unerfüllt? Hast du lange nicht mehr eingecheckt oder deine eigenen Erwartungen nicht gut kommuniziert? Alles, was nicht auf Grün steht, bekommt einen kurzen Termin, bis es auf Grün steht. Welche Gewohnheiten dir sonst helfen, hörst du in der Folge über Routinen erfolgreicher Führungskräfte. So wirst du immer schneller darin, Unklarheiten zu klären, und es wird für dich immer leichter.