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YouTubePrioritäten setzen: Wenn alles gleich wichtig erscheint
Prioritäten setzen gehört zu den Kernaufgaben jeder Führungskraft, und trotzdem fällt es vielen schwer. In dieser Folge des Podcast Wirksam führen sprechen Jörg und Arne über die Unsicherheit, die manche Führungskräfte beim Priorisieren spüren. Sie schauen sich an, was diese Unsicherheit verursacht und was du tun kannst, um mit einem guten Gefühl zu entscheiden.
Arne beschreibt eine Situation, die du vielleicht kennst. Du leitest ein Team, es gibt verschiedene Projekte und zu jedem Projekt sehr viele Aufgaben. Alles erscheint gleich wichtig, es gibt Druck, und es wird darauf gepocht, dass Ergebnisse kommen. Dann fragt dich ein Teammitglied: „Welche Aufgabe hat denn jetzt konkret Priorität? In welcher Reihenfolge soll ich das machen, und was kann ich liegen lassen?“ Und du zögerst. Du bist unsicher, willst keine falsche Priorität setzen oder fühlst dich überfordert.
Erster Grund: Dir fehlt Klarheit über die Ziele
Jörg nennt den ersten möglichen Grund. Vielleicht ist dir selbst gar nicht klar, was die Interessen und Anforderungen des Unternehmens oder deines Vorgesetzten sind. Die Unternehmensziele oder die Vorgaben, die du bekommen hast, sind womöglich so vage, dass du nicht entscheiden kannst, wie du die Prioritäten in deinem Team verteilen solltest.
Dann liegt es in deiner Verantwortung, zu deinem Vorgesetzten zu gehen, nachzufragen und Klarheit herzustellen. Was ist wirklich wichtig? Welche Dinge sind gerade entscheidend? Dieser Schritt kostet manchmal Überwindung, weil du damit zugibst, dass dir etwas unklar ist. Er ist aber die Voraussetzung dafür, dass du deinem Team überhaupt Klarheit geben kannst. Wer selbst keine klare Richtung hat, kann sie auch nicht weitergeben. Wie du dich zwischen den Erwartungen von oben und deinem Team bewegst, besprechen die beiden in der Folge über die Zwickmühle als Sandwich-Führungskraft.
Arne ergänzt das für Unternehmerinnen und Unternehmer. Wenn dir als Geschäftsführer selbst nicht klar ist, was Vorrang hat, sprich mit deinen Kunden. Hast du einen Kunden mit mehreren Projekten und ist klar, dass nicht alles gleichzeitig geht, lass ihn priorisieren. Was kommt zuerst, was kann warten? Kläre es mit der jeweiligen Instanz.
Arne gibt dir dazu noch eine Einladung mit. Frag deine Mitarbeitenden, vor allem diejenigen, die selbst ein Team führen, ob ihnen klar ist, was die Interessen des Unternehmens sind. Lass dich von den Antworten überraschen. Sie zeigen dir ziemlich gut, wie gut es dir gelingt, diese Klarheit in dein Team weiterzugeben.
Zweiter Grund: Dir fehlen Methoden
Ein zweiter Grund kann sein, dass dir die Methoden fehlen. Wie setzt du wirksam Prioritäten? Nach welchen Kriterien entscheidest du, welche Aufgabe Vorrang hat? Hier gibt es bekannte Ansätze wie die Eisenhower-Matrix, die nach dringend und wichtig unterscheidet. Arne und Jörg gehen in der Folge bewusst nicht ins Detail. Wenn dir das Werkzeug fehlt, findest du dazu leicht eine Erklärung oder ein Video.
Der Fokus dieser Folge liegt woanders. Die beiden schauen auf die Überzeugungsebene. Welche Glaubenssätze, welche innere Haltung und was du über dich und andere denkst, kann dazu führen, dass dir das Prioritätensetzen schwerfällt oder dich verunsichert? Genau hier liegt oft der eigentliche Hebel, und genau hier setzt auch das Leadership Training REFLECT an.
Was auf der Überzeugungsebene wirkt
Jörg und Arne nennen mehrere Überzeugungen, die dich beim Priorisieren bremsen können.
Die erste ist die Angst, Fehler zu machen. Du denkst: „Was passiert, wenn ich die falsche Priorität setze und das Team darunter leidet? Was, wenn eine falsch getroffene Entscheidung zu schwerwiegenden Konsequenzen führt?“ Vielleicht steht dir genau dieser Gedanke im Weg.
Die zweite ist der Wunsch, Konflikte zu vermeiden. Wenn du eine Priorität setzt, kann das zu Spannungen im Team führen. Du sagst, dass etwas jetzt wichtig ist und an etwas anderem nicht mehr gearbeitet wird. Wer Konflikte scheut, weicht dieser Entscheidung lieber aus. Warum es sich lohnt, durch solche Spannungen hindurchzugehen, hörst du in der Folge über konstruktive Konfliktoffenheit.
Die dritte kennt Jörg aus seiner eigenen Vergangenheit gut. Es ist der Wunsch, es allen recht zu machen. Wenn du priorisierst, bekommt ein Projekt nicht die Nummer eins. Der Verantwortliche fühlt sich vielleicht benachteiligt, und du fragst dich, was das mit ihm macht. Ist er enttäuscht? Denkt er, seine Arbeit sei nicht wichtig? Mehr dazu findest du in der Folge Wie kann ich es allen recht machen?
Die vierte ist die Angst vor Kritik. Was, wenn du eine Priorität gesetzt hast und dann ein Kollege oder sogar das Management sie infrage stellt? Um dieser Kritik aus dem Weg zu gehen, setzt du lieber gar keine Priorität. Wahrscheinlich gibt es noch viele weitere Überzeugungen, die so wirken können. Entscheidend ist, dass du erkennst, welche bei dir im Spiel ist.
Ist es dir das wert?
Wenn du dich in einer dieser Überzeugungen wiedererkennst, kannst du dir eine Frage stellen. Ist es dir das wert, weiter in dieser Situation zu verharren?
Arne macht das an einem Beispiel deutlich. Du bist unsicher, und jemand aus deinem Team fragt, welche Aufgabe vorgezogen werden soll. Du zögerst und zauderst. Die andere Person wird genervt und setzt dich unter Druck. „Ich brauche jetzt eine Priorität von dir.“ Damit hast du den Konflikt schon. Du wolltest Kritik oder Konflikte vermeiden, und genau darin steckst du jetzt.
Das ist der Kern der Folge. Du zögerst, um etwas Unangenehmes zu vermeiden, und erzeugst durch dein Zögern genau das Unangenehme, das du vermeiden wolltest. Nur hat es jetzt eine andere Form. Dein Team ist frustriert über deine Unentschlossenheit, und das wiegt oft schwerer als jede Diskussion über eine getroffene Entscheidung.
Den Konflikt hast du schon. Die Frage ist, ob du das Risiko eingehst, eine Priorität zu setzen.
Die eigentliche Frage lautet also, ob du bereit bist, das Risiko einzugehen, auch eine in Anführungszeichen falsche Priorität zu setzen. Dafür habt ihr eine Lösung, es geht weiter, und du kannst das Thema loslassen. Wenn dir das über eine solche Reflexionsfrage allein nicht gelingt, kann ein Führungscoaching helfen, die Überzeugung dahinter aufzulösen. Wie du aus einer festgefahrenen Entscheidungssituation herauskommst, besprechen Arne und Jörg auch in der Folge über Entscheidungs-Paralyse.
Deine Befürchtungen müssen nicht eintreffen
Jörg ergänzt einen Gedanken, der entlastet. Deine Befürchtungen müssen gar nicht eintreffen. Vielleicht sagt dein Team: „Gott sei Dank sorgst du für Klarheit und eine klare Richtung. Jetzt weiß ich, woran ich bin.“ Vielleicht sagt sogar jemand, dessen Projekt heruntergestuft wird: „Zum Glück, ich hatte schon Sorge, ob wir die Deadline schaffen. Da fällt mir ein Stein vom Herzen.“ Du weißt letztlich gar nicht, wie deine Kolleginnen und Kollegen reagieren.
Arne greift das auf und hält es für einen sehr wichtigen Punkt. Oft dienen uns diese Gedanken nur als Rechtfertigungsgeschichte. Was wäre, wenn ich die falsche Priorität setze und dann Streit oder Kritik bekomme? Also treffen wir lieber gar keine Entscheidung als eine hypothetisch falsche, weil wir uns im Kopf ausmalen, wie schlimm das wäre. Häufig ist das überhaupt nicht der Fall.
Das eigentliche Problem ist die Situation, in der du gerade steckst. Andere bitten und drängen dich, eine Priorität zu setzen, und du lieferst sie nicht. Mit dem Mut, es einfach auszuprobieren, kannst du das oft schon auflösen. Für dein Team ist eine klare Ansage in den meisten Fällen hilfreicher als langes Abwägen.
Wenn du üben willst, eine Priorität klar zu kommunizieren, auch gegenüber jemandem, dessen Projekt nach hinten rückt, kannst du das im DialogLab tun. Dort trainierst du solche schwierigen Gespräche, bevor sie im Alltag anstehen. Wenn ihr in eurem Unternehmen insgesamt mehr Klarheit über Ziele und Prioritäten schaffen wollt, begleitet MINDSET MOVERS diesen Veränderungsprozess auch inhouse. Und wenn du deine Haltung als Führungskraft grundsätzlich stärken willst, ist das Führungskräftetraining REFLECT der passende Rahmen.
