Kündigungsgespräch führen: Wie du Mitarbeitende fair und klar entlässt

Kündigungsgespräch führen: Was Arne und Jörg aus vielen Trennungen gelernt haben

Ein Kündigungsgespräch führt niemand gern. Arne blickt auf 17 Jahre als Unternehmer zurück, Jörg auf viele Jahre als Gründer. Beide haben Kündigungsgespräche geführt, die gründlich danebengingen, und solche, nach denen sie mit den Menschen in einer guten Beziehung auseinandergegangen sind. In dieser Folge im Podcast Wirksam führen teilen sie, was eine Kündigung für beide Seiten so gut wie möglich macht. Die Folge schließt an die Episode über ihre größten Fehler als Führungskräfte an.

Die wichtigste Regel: Eine Kündigung darf nicht überraschen

Jörg erzählt die Geschichte, die er schon in der letzten Folge angedeutet hat. Er musste aus wirtschaftlichen Gründen eine Studienfreundin und ihren Lebensgefährten entlassen, beide mit kleinen Kindern. Das Gespräch funktionierte überhaupt nicht. Die beiden waren richtig sauer. Ihr Vorwurf lautete: „Warum hast du uns das nicht früher gesagt? Dann hätten wir uns darauf einstellen können.“

Jörg dachte, er hätte die finanzielle Lage angedeutet. Rückblickend war er dabei längst nicht klar genug. Er hat um den heißen Brei geredet. Er gibt auch offen zu, warum. Er hatte Angst, die beiden könnten sich früher etwas anderes suchen, obwohl er sie noch brauchte. Das war unfair.

Arne kennt das gut. Viele Führungskräfte sprechen die Lage nicht offen an, weil sie fürchten, Menschen Angst zu machen oder sie zu demotivieren. Man hofft ja selbst noch. Erst wenn feststeht, dass jemand gehen muss, traut man sich, es auszusprechen. Dann trifft es die Person aus heiterem Himmel, und sie ist doppelt verletzt, über die Kündigung und über die Überraschung.

Zwei Gründe für eine Kündigung

Arne unterscheidet zwei Gründe, aus denen Führungskräfte kündigen. Entweder bekommst du von der Person nicht, was du willst. Die Leistung stimmt nicht, oder das Verhalten passt nicht zur Kultur. Oder du kannst ihr nicht mehr geben, was du zugesagt hast, etwa einen sicheren Job, weil die Auftragslage schlecht ist.

Im ersten Fall muss es vorher mehrere klare Gespräche geben, in denen auch das Wort Kündigung fällt. Im zweiten Fall ist das schwieriger, weil die Erkenntnis oft plötzlich kommt. Dann hilft es, möglichst transparent mit der Lage des Unternehmens umzugehen.

Jörg betont, dass du das Kind beim Namen nennen musst. „Wenn sich die Auftragslage nicht bessert, wird es schwierig“ ist zu vage. Dein Gegenüber denkt vielleicht, es müsse nur etwas mehr arbeiten. Arne schlägt einen klaren Satz vor. „Wenn wir nicht mehr Umsatz machen, sind hier einige Jobs in Gefahr, auch deiner.“ Danach geht es darum, was ihr gemeinsam tun könnt. Im Vertrieb kann das eine neue Zielvereinbarung sein, mit einer klar benannten Konsequenz, auch wenn das Ziel nur knapp verfehlt wird. Für viele fühlt sich schon diese Ankündigung wie ein Kündigungsgespräch an.

Bei schwacher Leistung gilt dasselbe. Jörg formuliert es so: „Ich möchte, dass du weißt, dass du auf der Kippe stehst. Ich erwarte bis zu diesem Zeitpunkt folgende Ergebnisse, und das ist meine Bedingung dafür, dass es weitergeht.“ Dann weiß die Person genau, was zu tun ist. Wie du so eine Eskalation stufenweise aufbaust, zeigen die beiden in der Folge über Konsequenzen ziehen.

Warum Klarheit fair ist

Arne hat erlebt, dass Menschen nach einem solchen Gespräch einige Wochen später selbst gekündigt haben. Das war nie als Taktik gemeint. Es folgt aus einem einfachen Perspektivwechsel. Wann möchtest du erfahren, dass dein Job auf der Kippe steht? Möglichst früh. Dann kannst du selbst entscheiden, ob du kämpfst oder dir etwas Neues suchst.

Viele Führungskräfte sprechen Kündigungen spät aus, weil sie fürchten, die Person melde sich krank, bevor ein wichtiges Projekt fertig ist. Arne will dafür keine Tipps geben. Er fragt, ob du es mit deiner Integrität vereinbaren kannst, jemanden hinzuhalten, weil du seine Arbeitskraft noch ein paar Wochen brauchst. Er selbst würde heute eher das Risiko eingehen.

Jörg sieht die Qualität der Beziehung als entscheidend. Steht schon viel Ungeklärtes zwischen euch, zieht sich die Person nach einer Ankündigung eher zurück. Ist die Beziehung vollständig, wie die beiden es nennen, gelingt die Zusammenarbeit oft auch danach auf Augenhöhe. Arne hat beides erlebt. War die Beziehung intakt, arbeiteten die Menschen bis zum Ende der Frist, machten eine saubere Übergabe, und man ging im Guten auseinander. War sie von Vorwürfen geprägt, wurde ihm die Kündigung nachgetragen. Manche waren richtig wütend und fanden es furchtbar, dass es sie überraschend traf. Arne kann ihnen das nicht verübeln.

Die Einladung zum Kündigungsgespräch

Eine häufige Frage an Jörg lautet, wann man einlädt und was in der Einladung steht. Er empfiehlt ein bis drei Tage Vorlauf. Eine Woche ist zu lang, weil es im Kopf des anderen ständig rattert. Zu kurz ist auch nicht gut, weil sich die Person vorbereiten soll. „Kündigungsgespräch“ in die Einladung zu schreiben, findet Arne zwischenmenschlich unpassend, außer wenn es vorher schon viele Gespräche gab. Möglich sind Titel wie „Persönliche Rücksprache“ oder „Wirtschaftliche Situation des Unternehmens“.

Der Einstieg: Kein Smalltalk im Kündigungsgespräch

Die schwierigste Frage ist für viele der erste Satz. Arne hat eine goldene Regel. Kein Smalltalk. Smalltalk dient dazu, dass sich Menschen über gemeinsame Themen verbinden. In einem Trennungsgespräch ist das völlig dissonant.

Fall mit der Tür ins Haus. Danke, dass du da bist. Wir sprechen heute über deine Kündigung.

Stell sicher, dass die Person angekommen ist, bei einem Remote Gespräch auch, dass ihr euch hören und sehen könnt. Dann sprich die Botschaft aus und mach eine Pause. Viele drucksen sonst herum oder reden erst einmal über die wirtschaftliche Lage, und die Person weiß lange nicht, worum es geht. Arne rät, den ersten Satz aufzuschreiben und mehrmals anzuschauen. Je nach Grund kann er so klingen. „Ich habe dich eingeladen, um mit dir über die Ausrichtung des Unternehmens und die Auflösung deines Arbeitsvertrages zu sprechen. Wir kündigen dich.“ Oder: „Wir haben schon häufiger über die ausbleibende Leistung gesprochen. Heute geht es um die Beendigung unseres Arbeitsverhältnisses.“ Sag auch, dass die formalen Themen in einem Folgetermin mit der zuständigen Kollegin besprochen werden.

Jörg empfiehlt, das ganze Gespräch für dich zu skripten. Er kennt von sich die Neigung, in beklemmenden Momenten zu schwafeln und plötzlich noch etwas Wertschätzendes nachzuschieben. Das bringt nichts. Halte dich kurz und frag lieber nach, ob die Botschaft angekommen ist. Solche Situationen kannst du vorab im Gesprächstraining durchspielen.

Reaktionen aushalten und das Gespräch beenden

Arne hatte in Kündigungsgesprächen oft die Hoffnung, die andere Person möge etwas Versöhnliches sagen. „Kann ich ja verstehen.“ Erwarte das nicht. Die meisten finden es schlimm, sonst hätten sie selbst gekündigt. Bleibt jemand auffällig ruhig, prüf, ob die Botschaft wirklich angekommen ist. Holt jemand einen Zettel heraus und will sofort über Abfindung, Firmenwagen und Laptop verhandeln, sag klar, dass das heute nicht besprochen wird. Sag nichts zu und lass das Gespräch nicht in eine Verhandlung kippen. Dafür holst du dir professionelle Unterstützung, durch die Personalabteilung oder einen Arbeitsrechtler.

Wird jemand wütend oder fragt „Warum nicht der Thomas?“, bleib ruhig und rechtfertige dich nicht. Will jemand noch um die Stelle kämpfen, bleib klar. „Die Entscheidung ist gefallen.“ Welche typischen Reaktionstypen im Kündigungsgespräch es gibt, vertiefen die beiden in einer späteren Folge.

Jörg hat noch einen Tipp für das Ende. Viele wissen nicht, wie sie aus dem Gespräch herauskommen, und reden weiter. Frag „Gibt es noch etwas, das du fragen oder sagen möchtest?“. Kommt nichts, sag „Dann war es das jetzt“. Arne ergänzt, dass du dann auch aufstehen und gehen darfst, statt aus Scham oder Schuld in einer beklemmenden Situation sitzen zu bleiben. Kläre vorher die praktischen Dinge, etwa die Abgabe von Schlüssel und Laptop. Wie es mit dem Team nach einer Trennung weitergeht, besprechen Arne und Jörg in der Folge über das Verhalten nach einer Kündigung.

Ein Kündigungsgespräch verlangt Haltung, Klarheit und Mitgefühl zugleich. Den Einstieg und den Umgang mit Wut oder Schweigen kannst du im DialogLab üben. Wer seine Klarheit als Führungskraft grundlegend stärken will, ist im Leadership Training von MINDSET MOVERS richtig. In REFLECT trainierst du schwierige Gespräche gemeinsam mit anderen Führungskräften. Steht in deinem Unternehmen ein Personalabbau an, begleiten Arne und Jörg Führungsteams auch im Rahmen einer Transformation, und für die persönliche Vorbereitung auf ein besonders heikles Gespräch gibt es das Führungscoaching.