Kündigungsgespräch führen: Wie du als Chef klar, fair und ohne Zerreden entlässt

Kündigungsgespräch führen: Eine Aufgabe, die niemand gern übernimmt

Ein Kündigungsgespräch zu führen gehört zu den schwierigsten Aufgaben als Führungskraft, Unternehmerin oder Unternehmer. Manchmal ist es notwendig. Und manchmal ist es sogar total sinnvoll und heilsam, sich von einem Menschen zu trennen. Arne und Jörg haben in ihrer Unternehmerkarriere etliche Personen entlassen. In dieser Folge des Podcast Wirksam führen teilen sie, wie du dich auf ein Entlassungsgespräch vorbereitest, wie du es führst und was du danach mit den Menschen machst, die bleiben.

Jörg sagt offen, dass die Tage, an denen er jemanden entlassen musste, keine schönen Tage waren. Er hat gute Freunde entlassen, Mütter, Menschen nach der Elternzeit, aus den unterschiedlichsten Gründen. Und er hat so ziemlich jede Reaktion erlebt, die es geben kann. Von konstruktivem Verständnis über tiefen Schock bis hin zu Wut, Hass und Ablehnung.

Warum Unternehmer oft zu spät entlassen

Arne beginnt mit einer Erfahrung, die er selbst gemacht hat und die er von vielen Unternehmerinnen und Unternehmern immer wieder hört. Menschen, bei denen klar ist, dass es nicht passt, werden häufig sehr spät entlassen. Wir neigen dazu, uns die Lage schönzureden. Man hat erkannt, dass jemand überhaupt nicht in die Kultur passt oder nicht die Leistung bringt, die man erwartet hat, und denkt dann lange darüber nach, was jetzt zu tun ist.

Er hat noch nie erlebt oder davon gehört, dass eine solche Überlegung ernsthaft im Raum stand, darüber diskutiert wurde und man danach wieder zurückgerudert ist. Doch wenn du schon das Bauchgefühl hast oder es sogar an Zahlen belegen kannst, ist die Entscheidung oft innerlich längst gefallen. Warum es oft besser für alle ist, eine Trennung nicht aufzuschieben, vertiefen die beiden in der Folge Mitarbeiter schneller entlassen.

Bevor du die Entscheidung triffst, stell dir eine Frage. Gibt es noch etwas, das die Person erfüllen kann, damit sie bleibt? Wenn ja, muss sie das auch wissen. Das ist im Zweifel das letzte Chance Gespräch. Das erwarten wir wirklich von dir, willst du das zeigen und erreichen? Sagt die Person nein, ist klar, dass es eine Entscheidung zur Trennung gibt. Wie du Konsequenzen schrittweise und ohne Drohung aufbaust, hörst du in der Folge über Konsequenzen ziehen in sieben Stufen.

Ist die Entscheidung gefallen, dann kommuniziere sie möglichst schnell und sitz sie nicht aus. Jörg grätscht an dieser Stelle rein. Die andere Person merkt ja, dass etwas nicht stimmt. Das Team merkt es auch. Du gehst auf Rückfragen nicht mehr richtig ein. Das neue Projekt gibst du nicht an die Person, die eigentlich zuständig wäre, weil du sie ohnehin entlassen willst. Plötzlich steht etwas zwischen euch im Raum, und das spüren die allermeisten.

Ankündigen, dass die Entlassung im Raum steht

Arne nennt einen Punkt, der vor dem Gespräch super hilfreich ist und zu Problemen führt, wenn er fehlt. Er hat beide Situationen erlebt. Die Person, von der du dich trennen willst, sollte wissen, dass sie auf der Kippe steht. Dass es ernst ist und eine Entlassung im Raum steht. Dann wird die Kündigung nicht als total spontane Aktion wahrgenommen, und niemand fällt im Gespräch aus allen Wolken.

Idealerweise habt ihr in einem oder mehreren Gesprächen angekündigt, dass ihr euch trennt, wenn bestimmte Bedingungen nicht eintreten, ob sie mit dem Unternehmen, dem Markt oder der Leistung zu tun haben. Kommt dann das Entlassungsgespräch, ist es viel einfacher. Arne kennt auch den anderen Fall, in dem nichts angekündigt war und die Person nichts geahnt hat. Das ist häufig mit deutlich emotionaleren Reaktionen verbunden.

Jörg ergänzt einen zeitlichen Aspekt. Wenn du die Person zum Gespräch einlädst, lass nicht zu viel Zeit verstreichen. Lade möglichst zeitnah ein, zum Beispiel für übermorgen statt in zehn Tagen. So herrscht schnell Klarheit für alle Seiten.

Kündigungsgespräch und Offboarding trennen

Wenn ihr an einem Tag mehrere Menschen entlassen müsst, plant entsprechend Zeit ein. Arne rät aber ausdrücklich, für das einzelne Gespräch nicht zu viel Zeit einzuplanen. Nach dem Entlassungsgespräch folgt ohnehin ein Offboarding-Gespräch. Dort klärt ihr Konditionen wie Aufhebungsvertrag oder Kündigung, Übergabe oder Freistellung und offene Urlaubstage.

All das gehört nicht ins Kündigungsgespräch. Das Kündigungsgespräch dient dazu, die Botschaft zu übermitteln und sicherzugehen, dass sie angekommen ist. Idealerweise verabredet ihr dort, wann ihr das Offboarding klärt. Ein Trennungsgespräch wird nicht besser, wenn man es zerredet.

Jörg legt dir die Vorbereitung ans Herz. Überleg dir genau, was du sagen willst. Wie beschreibst du die Situation? Was sind die wirklich relevanten Punkte? Wenn du dich nicht vorbereitest, kann es passieren, dass du ins Schwafeln kommst und viel zu viel redest, auch weil du selbst unsicher bist. Genau diese Vorbereitung kannst du im DialogLab durchspielen, bis die ersten Sätze sitzen.

Im Gespräch: Die Botschaft zuerst

Arne hat Kündigungsgespräche schon per Zoom und live im Büro geführt. Sein wichtigster Rat lautet, nicht um den heißen Brei herumzureden. Die Botschaft muss sehr schnell platziert werden. Kein Smalltalk. Der dient der Verbindung, hier geht es um Trennung, und das passt nicht zusammen.

Wir sprechen heute über die Trennung. Es geht um deine Entlassung.

Sag das direkt, sobald ihr sitzt. Dann mach eine kurze Pause und warte, ob die Botschaft angekommen ist. Im Zweifel wiederholst du sie. Danach folgt eine kurze Beschreibung der Situation und des Grundes. Stimmt die Leistung nicht, dann sagst du, dass ihr schon mehrfach darüber gesprochen habt und jetzt die Konsequenz zieht, weil es für euch die richtige Entscheidung ist. Gibt es einen externen Grund, etwa weil ein wichtiger Kunde abgesprungen ist und ihr das Gehalt nicht mehr zahlen könnt, dann benennst du auch das klar.

Was du vermeiden solltest, ist eine Diskussion. Begründe die Entscheidung und beschreib die Situation. Lass dich aber nicht auf Vergleiche ein wie „meine Leistung ist doch gar nicht schlechter als die von Kalle und Tina, werden die auch entlassen?“. Hier hilft ein ruhiger Satz. Wir haben entschieden, dass das für das Unternehmen die richtige Entscheidung ist, und dabei bleiben wir. So kommst du aus der Diskussion wieder heraus.

Jörg betont, dass der Person beim Verlassen des Raums eindeutig klar sein muss, dass sie entlassen ist, ohne Resthoffnung.

Für das Ende des Gesprächs hat Arne eine Art Abschlussformel entwickelt. Ist die Botschaft angekommen? Wir machen das Offboarding an dem und dem Termin. Hier ist deine Kündigung, oder wir stellen sie dir auf dem offiziellen Weg zu. Dann fragt er, ob es noch eine Frage gibt. Wenn nicht, sagt er, okay, das war es jetzt. So ist klar, dass das Gespräch beendet ist, ein weiterer Prozess folgt und ihr jetzt auseinandergeht. Wie unterschiedlich Menschen in diesem Moment reagieren, besprechen die beiden in der Folge über das Kündigungsgespräch und vier Reaktionstypen.

Freistellung, Übergabe und die Reaktionen danach

Arne rät, dir vorab zu überlegen, ob du die Person freistellen willst. Wenn du befürchtest, dass sie die Trennung als sehr ungerecht empfindet, kann es sein, dass sie es euch heimzahlen will. Es ist ein total menschlicher Zug, eine subjektiv erlebte Ungerechtigkeit ausgleichen zu wollen. Wenn du also befürchtest, dass das Verhältnis zerrüttet ist, erlaube dir, die Person freizustellen, Zugänge, Daten und Geräte einzusammeln und auf eine Übergabe zu verzichten. Habt ihr dagegen noch eine gesunde Vertrauensbeziehung, könnt ihr eine gemeinsame Übergabe vereinbaren.

Jörg spricht einen Wunsch an, den viele haben, besonders wenn ihnen die Person nahesteht. Man möchte im Guten auseinandergehen. Seine Erfahrung ist eindeutig. Du kannst diesen Wunsch äußern, aber du kannst nicht machen, dass es so kommt. Jede Reaktion ist am Ende okay. Gerade wer sich im Unternehmen und im Team wohlgefühlt hat, erlebt die Kündigung als echten Bruch. Diese Person ist enttäuscht, vielleicht wütend, und braucht die Wut manchmal, um loslassen zu können.

Arne ergänzt das für alle, die zum ersten Mal entlassen. Wenn Leute danach im Team, bei kununu oder im Internet schlecht über euch reden, verurteilt das nicht. Es ist viel schwerer, sich von einer Organisation abzuwenden, die man toll findet. Leichter ist es zu sagen, das waren alles Penner und so toll war es da gar nicht. Das brauchen manche Menschen, um gut rauszukommen. Wenn du das weißt, springst du nicht darauf an. Was nach einer Kündigung im Team zu tun ist, hörst du auch in der Folge Verhalten nach Kündigung.

Gespräche mit den Menschen, die bleiben

Zum Schluss sprechen Arne und Jörg über ein Thema, das oft vergessen wird. Eine Kündigung, besonders mehrere, führt zu Verunsicherung. Die Menschen, die bleiben, fragen sich, ob sie die Nächsten sind und ob noch weitere Entlassungen kommen.

Arne rät, die Entlassung noch am selben Tag ans Team zu kommunizieren, gerne schriftlich über Slack oder per E-Mail. Wir haben uns von Person X getrennt, das wurde heute kommuniziert, sie kommt nicht wieder, und bei Fragen kommt auf mich zu. Eine Begründung lieferst du besser nicht, schon gar keine, die die Person diskreditiert. Sonst denken alle anderen, dass auch über sie schlecht geredet wird, sobald sie auf der Kippe stehen.

Wer bleiben soll, bekommt ein kurzes Einzelgespräch, manchmal reichen fünf Minuten am Telefon. Sag den Menschen, dass du mit ihrer Leistung zufrieden bist, dass ihr Arbeitsplatz nicht bedroht ist und die Kündigung nichts mit ihnen zu tun hat. Jörg ergänzt eine Zusage, die Sicherheit gibt. Sollte sich das irgendwann ändern, erfährst du es rechtzeitig, und wir kündigen es dir an.

Wenn du gerade vor so einer Situation stehst, laden Arne und Jörg dich ein, auf sie zuzukommen. Ein Führungscoaching hilft, den konkreten Fall vorzubereiten. Im Leadership Training REFLECT arbeitest du an der Klarheit, die solche Gespräche brauchen, und das Führungskräftetraining verbindet das mit konkreten Übungen. Den Ablauf des Trennungsgesprächs kannst du als Gesprächstraining immer wieder simulieren. Und wenn in eurem Unternehmen eine größere Umstrukturierung ansteht, begleitet MINDSET MOVERS den Veränderungsprozess mit allen Führungskräften.