Kündigungsgespräch führen: 4 Reaktionstypen und wie du souverän bleibst

Kündigungsgespräch führen, ohne dich zu rechtfertigen

Die Entscheidung ist gefallen, du trennst dich von einem Mitarbeiter. Jetzt steht das Kündigungsgespräch an, und mit ihm meldet sich das schlechte Gewissen. Viele Führungskräfte gehen genau mit diesem Gefühl in den Termin und verlieren dadurch ihre Souveränität.

Arne hat in seiner Karriere über 200 Menschen eingestellt und 30 bis 40 Kündigungsgespräche geführt, von grottig schlecht bis richtig gut. Jörg geht es ähnlich, und beide geben offen zu, dass längst nicht jede Kündigung gelungen war. In dieser Folge vom Führungspodcast Wirksam führen teilen sie, was dir im Kopf im Weg steht, wie du mit vier typischen Reaktionen umgehst und wie ein gutes Kündigungsgespräch abläuft. Vieles davon gilt genauso, wenn du einem Dienstleister, Freelancer oder Kunden kündigst.

Grundsätzlich gibt es zwei Anlässe für eine Trennung, sagt Arne. Entweder kannst du nicht mehr geben, was du zugesagt hast, weil Aufträge fehlen oder eine Abteilung nicht mehr gebraucht wird. Oder du bekommst nicht, was du brauchst. Die Leistung stimmt nicht, das ist der häufigste Fall, oder Kultur und Haltung passen nicht zusammen. Wie du die Kündigung als Chef klar aussprichst, vertiefen die beiden auch in Kündigung aussprechen als Chef.

Warum das schlechte Gewissen dich Souveränität kostet

Jörg erzählt aus einem Training von einer Führungskraft, die ihr Trennungsgespräch so vorbereitet hatte, dass sich das Gegenüber danach gut fühlt. Sie wollte im Guten auseinandergehen. Heraus kam viel Gerede um den heißen Brei. Dahinter steckten Schuldgefühle und der Wunsch, dass der andere zustimmt und sagt, die Entscheidung sei schon richtig.

Genau diese Absolution suchen viele, sagt Arne. Sie bereiten lange Begründungen vor, damit der andere versteht und einverstanden ist. Das könnt ihr vergessen. Arne hat zwar auch schon erlebt, dass jemand sagte, er brauche gar nicht weiterzureden, er habe selbst schon über eine Kündigung nachgedacht. Je mehr du erklärst, desto eher entsteht der Eindruck, die Entscheidung sei noch verhandelbar. Gründe zu nennen ist auch rechtlich dünnes Eis. HR oder ein Arbeitsrechtsanwalt raten in der Regel davon ab, weil Begründungen angreifbar sind.

Besonders schwer wird es, wenn die Person aus allen Wolken fällt, weil vorher nie klar angesprochen wurde, dass es kritisch ist. Dann hast du gleich doppelt ein schlechtes Gewissen. Das schlechte Gewissen wirkt wie eine Währung. Du hast das Gefühl, etwas Unmoralisches zu tun, und bezahlst dafür mit Schuldgefühl. Das ist dysfunktional. Arne hilft ein nüchterner Blick. In Deutschland ist eine Kündigung in der Regel nicht existenzbedrohend, es gibt ein soziales Netz, und in vielen Bereichen suchen Unternehmen händeringend Leute.

Im Kündigungsgespräch geht es um Trennung

Jörg bringt es auf einen einfachen Nenner. Ein Kündigungsgespräch ist eine Mitteilung, fast ein verwaltungstechnischer Akt. Du platzierst die Botschaft, stellst sicher, dass sie angekommen ist, und erklärst, wie es weitergeht. Arne ergänzt, ein Kündigungsgespräch ist kein Feedbackgespräch. Ein gutes ist super kurz, vor allem wenn du das Offboarding als eigenen Termin planst.

Den wichtigsten Gedanken der Folge bringt Jörg ein, der sich selbst eher in der Ecke der People Pleaser sieht. Früher war ihm Verbundenheit wichtig, auch im Kündigungsgespräch. Smalltalk am Anfang, die Hoffnung, sich später noch zu sehen. Im Kündigungsgespräch geht es aber um Trennung. Arne nennt das den eigentlichen Hack. Dein Gegenüber darf dich oder die Firma ablehnen und sauer sein. Das hilft ihm sogar, die Trennung zu vollziehen, so wie man nach der ersten Jugendliebe leichter darüber hinwegkommt, wenn man die andere Seite doof finden darf.

Für einen Arbeitsvertrag braucht es zwei Ja, für eine Trennung reicht ein Nein.

Lähmt dich das schlechte Gewissen bei jeder Trennung, lohnt es sich, im Coaching genauer hinzuschauen.

Reaktionstypen im Kündigungsgespräch: der Aggressive und der Verhandler

Der Aggressive wird laut, beschuldigt dich, sagt vielleicht, die Firma sei ohnehin schlecht und die Zahlen von Tina seien viel schlechter als seine. Geh nicht darauf ein. Arne hat es geholfen, einfach zu wiederholen, dass die Botschaft offensichtlich angekommen ist und die Entscheidung steht. Jörg ergänzt den Satz „Es ist völlig okay, dass du sauer bist.“ Dann fragst du, ob es noch Fragen zum Ablauf gibt. Du musst nicht auf die Erlaubnis des anderen warten, um das Gespräch zu beenden. Ein Satz wie „Dann war es das jetzt“ reicht, und du kannst ihn dir vorher aufschreiben.

Der Verhandler ist eher beherrscht, oft gut vorbereitet und fragt nach dem Warum, nach Urlaub, Bonus oder Abfindung. Hier hilft Zurückhaltung, auch aus rechtlichen Gründen. Eine unbedachte Aussage wie „Mit deiner Leistung hatte das nichts zu tun, eher mit deinem Charakter“ kann dich in Teufels Küche bringen. Sag lieber, dass du das nicht weiter erläuterst und die Entscheidung gefallen ist. Jörg empfiehlt einen Satz, der Druck rausnimmt. „Es ist für mich okay, dass du es nicht nachvollziehen kannst.“ Durch Argumentation bekommst du keine Zustimmung. Arne hat sich nach eigener Aussage schon 20 bis 30 Minuten um Kopf und Kragen geredet, und es wurde nicht besser. Will der Verhandler dem Team als Erster selbst Bescheid geben, sagt Arne nein. Informiere das Team sofort, ohne Gründe zu nennen und ohne ihn schlechtzumachen.

Der Emotionale und der Schockgelähmte

Beim Emotionalen fließen Tränen, vielleicht gibt es einen Zusammenbruch. Manchmal ist das auch ein Versuch, die Entscheidung über Mitleid zu kippen, sagt Jörg. Bleib ruhig und halte die Stille aus. Biete ein Taschentuch oder ein Wasser an und sag, dass es okay ist, traurig zu sein. Arne vergewissert sich immer, dass die Botschaft angekommen ist, und nennt das konkrete Datum. Er hat einmal lange mit jemandem im Raum gesessen, der weinte. Irgendwann hat er gesagt, du kannst hier sitzen bleiben, so lange du brauchst, und ich beende das Gespräch jetzt. Geh aber erst, wenn du sicher bist, dass die Person stabil genug ist.

Der Schockgelähmte wird still und macht zu. Wiederhole den wichtigsten Satz fast wie ein Mantra und frag nach, ob die Botschaft angekommen ist. Deine ersten Sätze und deine Antworten auf Wut, Warum-Fragen oder Schweigen kannst du vorher im Gesprächstraining üben.

So läuft ein gutes Kündigungsgespräch ab

Kläre vorher, wer das Offboarding übernimmt, wann es stattfindet und ob die Person direkt freigestellt wird. Manchmal ist es sinnvoll, jemanden hinauszubegleiten und Laptop, Telefon und Schlüsselkarte gleich einzubehalten. Eine zweite Person im Gespräch kann auch als Zeuge wichtig sein. Empfindet jemand die Kündigung als ungerecht, will er das oft ausgleichen, etwa durch schlechte Bewertungen oder Gerede im Büro. Was danach im Team zu tun ist, hörst du in Verhalten nach Kündigung.

Bereite dich vor allem emotional vor, damit du dich nicht rechtfertigst. Erinnere dich an den Nutzen. Wenn Menschen gehen, bei denen Leistung oder Kultur nicht passen, ist das für das Team oft ein Segen und für dich eine Erleichterung. Warum eine schnellere Trennung oft besser für alle ist, besprechen die beiden in Mitarbeiter schneller entlassen.

Jörg rät, die ersten Sätze aufzuschreiben, und Arne verzichtet auf Smalltalk, weil er verbindend wirkt. Die Botschaft kommt gleich am Anfang, etwa so: „Thomas, wir kündigen dich zum 15. Februar, heute ist dein letzter Tag.“ Danach erklärst du die nächsten Schritte, fragst, ob alles verstanden ist, und beendest das Gespräch. Ein gutes Kündigungsgespräch dauert fünf, sieben oder zehn Minuten. Du kannst es vorher im DialogLab durchspielen, bis die ersten Sätze sitzen.

Willst du solche Gespräche mit klarer Haltung führen lernen, ist das Leadership Training REFLECT mit zwölf Wochen online ein guter Rahmen. Im Führungskräftetraining arbeitest du genau an dem schlechten Gewissen, das dich bremst. Und wenn in eurem Unternehmen mehrere Führungskräfte vor Trennungen zurückschrecken, begleiten Arne und Jörg das als Führungskräfteentwicklung im Unternehmen.