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YouTubeErwartungen klar formulieren: Warum stille Konventionen nicht funktionieren
Wer als Führungskraft Erwartungen nicht klar formuliert, ärgert sich irgendwann über Menschen, die gar nicht wissen konnten, was von ihnen erwartet wird. Darum geht es in dieser Folge des Podcast Wirksam führen. Im Kern steht der Unterschied zwischen impliziten Konventionen und ausdrücklich formulierten Regeln. Und die Frage, wie du damit umgehst, wenn deine Erwartungen nicht erfüllt werden.
Das Beispiel mit der Kamera im Teammeeting
Nimm folgende Situation. Ihr habt regelmäßige Videokonferenzen im Team, viele arbeiten im Homeoffice oder sind unterwegs. Das ist heute völlig üblich. Ihr seid ein Team von vielleicht sechs Leuten und trefft euch regelmäßig online. Einige haben immer wieder kein Bild, die Kamera bleibt aus.
Dich nervt das. Ihr seht euch ohnehin selten im Büro, und du wünschst dir, dass in den Meetings alle die Kamera anhaben. Jetzt ist die Frage, wie du damit umgehst. Sprichst du es offen an? „Thomas, Marion, eure Kameras sind aus, schaltet sie bitte ein.“ Gehst du also in die Konfrontation und sagst, was du erwartest? Oder machst du das eher nicht?
Schnippische Bemerkungen statt klarer Worte
Viele Führungskräfte berichten, dass sie in solchen Situationen nicht klar werden. Das zeigt sich auch in Meetings, in denen man selbst als Gast dabei ist. Statt die Erwartung auszusprechen, kommen schnippische oder zynische Bemerkungen. „Ach, bei Thomas ist mal wieder die Kamera kaputt.“ „Marion, kannst du bitte auch mal deine Kamera einschalten?“ Und Marion sagt, die gehe gerade nicht.
Das funktioniert nicht. Solche Bemerkungen führen vor allem dauerhaft nicht dazu, dass die Situation so wird, wie du sie haben willst. Sie verschlechtern nur das Klima. Wie du mit Kleinigkeiten umgehst, die dich auf die Palme bringen, ohne zynisch zu werden, vertieft die Folge über Konsequenzen kommunizieren.
„Das ist doch selbstverständlich“
Andere Führungskräfte sprechen es gar nicht an. Sie sind genervt und denken, das sei doch selbstverständlich, das müsse man nicht extra sagen. Sie gehen einfach davon aus, dass man die Kamera anmacht, und ärgern sich still über alle, die es nicht tun.
Wenn du dich darin wiedererkennst, stell dir zwei Fragen. Warum sprichst du es nicht an? Und muss alles, was dir selbstverständlich ist, wirklich auch allen anderen selbstverständlich sein? Was du von deinen Leuten selbstverständlich erwarten kannst und was du aussprechen musst, behandelt auch die Folge Was du selbstverständlich erwarten kannst.
Was dir selbstverständlich ist, ist es für andere oft nicht
Ganz oft ist das nämlich nicht der Fall. Menschen sind unterschiedlich geprägt, und in vielen Unternehmen arbeiten heute sehr verschiedene Menschen zusammen. Jungen Menschen sind andere Dinge selbstverständlich als älteren. Frauen ist manches selbstverständlich, das es manchen Männern nicht ist. Wer aus dem Norden kommt, hat andere Selbstverständlichkeiten als jemand aus dem Westen oder Süden Deutschlands oder aus einem ganz anderen Kulturkreis.
Was dir selbstverständlich ist, ist also noch lange nicht allen anderen selbstverständlich. Erlaube dir deshalb, deine Erwartung klar zu benennen und eine Vereinbarung darüber zu treffen. Warum unausgesprochene Ansprüche so oft in Enttäuschung enden, zeigt die Folge Deals sind keine Vereinbarungen.
Warum Führungskräfte Erwartungen nicht aussprechen
Was steckt dahinter, wenn Menschen solche Dinge nicht klar ansprechen? Manchmal ist es die Angst vor Ablehnung. Manche Führungskräfte wollen keine schlechte Stimmung erzeugen. Diese Haltung funktioniert leider überhaupt nicht, auch nicht für die Stimmung.
Die schlechte Stimmung ist nämlich längst da. In dem Moment, in dem du dich darüber ärgerst, dass Leute die Kamera auslassen, ist deine Stimmung schlecht. Und die trägst du ins Team. Auf irgendeiner zwischenmenschlichen Ebene zahlst du es den Menschen heim, die deine Erwartung nicht erfüllen. In kleinen Reaktionen, in genervten Kommentaren, indem du Leute übergehst oder nicht drannimmst.
Wenn deine Erwartung nicht ausgesprochen ist, können die anderen sie gar nicht erfüllen, weil sie sie im Zweifel nicht kennen.
Das ist der Kern. Du bestrafst Menschen für etwas, das sie nicht wissen konnten. Wer das erkennt, merkt schnell, dass Schweigen die unfairere Variante ist. Wie du solche Gespräche führst, ohne die Beziehung zu belasten, kannst du im Gesprächstraining ausprobieren.
Aus einer Erwartung eine klare Regel machen
Wenn du gute Stimmung willst, bei dir und im Team, dann erlaube dir, für Dinge, die dir wichtig sind, eine Regel zu formulieren. Das gilt vor allem für Erwartungen, bei denen du weißt, dass du ohnehin schlecht gelaunt wärst, wenn sie nicht erfüllt werden.
Eine Regel ist etwas Großartiges. Wenn du sie mit anderen vereinbarst, kennen alle die gegenseitigen Bedingungen und stimmen ihnen zu. Genau das macht eine Vereinbarung aus. Im Beispiel könnte das so klingen.
„In unseren wöchentlichen Teammeetings erwarte ich, dass jeder, der teilnimmt, seine Kamera eingeschaltet hat. Wir sehen uns dann und begegnen uns zumindest ein bisschen mehr, als wenn wir uns nur hören. Weil wir uns so selten im Büro sehen, ist mir das wichtig, und deshalb entscheide ich das so. Die Regel lautet, wer aus irgendeinem Grund die Kamera nicht einschalten kann, nimmt nicht am Meeting teil. Wer teilnimmt, ist komplett dabei, mit Kamera und Mikrofon. Wer das nicht kann, holt sich die Informationen danach bei den Kollegen.“
Achte auf den Aufbau. Zuerst kommt die Erwartung, dann der Grund, dann die Entscheidung und zuletzt das, was passiert, wenn es einmal nicht klappt. Der Grund macht die Regel nachvollziehbar. Die Entscheidung macht klar, dass hier nicht abgestimmt wird. Und weil schon vorher feststeht, was im Ausnahmefall passiert, verliert dieser Fall jede Dramatik.
Diese Regel ist klar, sie hat eine Begründung, und sie regelt auch den Fall, dass es mal nicht klappt. Weitere Regeln und Rituale, die in verteilten Teams helfen, findest du in der Folge über Remote Leadership.
Zustimmung als kurzer Check
Danach fragst du, ob alle dieser Regel zustimmen. Das ist weniger eine echte Frage als ein Check. Hat jeder verstanden, worum es geht? „Okay, verstanden.“ Damit hast du mit den Menschen in deinem Team eine wirksame Vereinbarung. Sie ist viel verbindlicher als jede stille Erwartung und gibt der Zusammenarbeit eine andere Qualität. Wie du Regeln durchsetzt und warum klare Prinzipien die Basis für echte Freiheit sind, vertieft die Folge Regeln durchsetzen.
Wenn die Vereinbarung nicht eingehalten wird
Der größte Gewinn zeigt sich, wenn jemand die Regel bricht. Ist die Kamera wieder einmal aus, brauchst du keine schnippische Bemerkung und musst dich nicht genervt zeigen. Du sprichst es einfach an.
„Thomas, deine Kamera ist aus. Was ist los? Wir haben vereinbart, dass wir hier mit Bild und Ton erscheinen.“
Vielleicht gibt es eine Erklärung, und die Kamera funktioniert wirklich nicht. Dann sagst du „Okay, dann geh raus und hol dir die Infos im Nachgang.“ Das geht ganz ruhig. Die Regel trägt die Last, deine Stimmung muss es nicht. Das Kamerabeispiel ist dabei nur ein Beispiel. Dasselbe Vorgehen kannst du auf jede andere Erwartung übertragen, die dir wichtig ist.
Mach aus impliziten Erwartungen konkrete, ausdrückliche Erwartungen, die die Menschen dir gegenüber auch einhalten können. Das sorgt in deinem Team für weniger Unzufriedenheit aus unerfüllten stillen Erwartungen und für mehr Zufriedenheit auf beiden Seiten. Klarheit über Erwartungen ist ein fester Baustein im Leadership Training REFLECT. Dort übst du mit anderen Führungskräften, Erwartungen auszusprechen, bevor sie zu Ärger werden. Ein einzelnes heikles Gespräch kannst du außerdem vorab im DialogLab durchspielen. Und wenn in eurem Unternehmen viele stille Konventionen die Zusammenarbeit prägen, lohnt ein Blick auf eine gemeinsame Führungskräfteentwicklung im Unternehmen, die alle Führungskräfte auf dieselben Spielregeln bringt. Einzelne Führungskräfte starten mit dem Führungstraining REFLECT.
