Häufige Krankmeldungen ansprechen: So schaffst du Klarheit, ohne zu verdächtigen

Häufige Krankmeldungen ansprechen, ohne jemanden zu verdächtigen

Montags fehlt Markus schon wieder. Freitags auch öfter. Du hast einen Verdacht, sagst aber nichts, weil Krankheit ein heikles Thema ist und du nicht unmenschlich wirken willst. Vielleicht reden die Kollegen schon darüber. Häufige Krankmeldungen gehören zu den Themen, bei denen viele Führungskräfte lieber hoffen, dass es nur eine Phase ist. Genau diese Lage nehmen sich Arne und Jörg von MINDSET MOVERS in dieser Folge vom Podcast Wirksam führen vor.

Arne beschreibt die zwei Seiten. Es gibt Leute im Team, die immer am Start sind und die du am Jahresende daran erinnern musst, ihren Urlaub zu nehmen. Und es gibt Leute, die in deiner Wahrnehmung ständig fehlen, auffällig oft vor oder nach dem Wochenende oder genau dann, wenn ein großes Projekt startet. Darf man das überhaupt ansprechen? Ja, sagen die beiden. Es kommt darauf an, wie.

Ihre Haltung ist eindeutig. Sprich es an, wenn es dich beschäftigt. Wer schweigt, ist trotzdem genervt. Arne kennt das Muster. Du wirst ungeduldiger, gibst dem anderen vielleicht nur noch die unbeliebten Aufgaben und zahlst ihm auf irgendeine Weise etwas heim. Das bekommst du zurück, im Zweifel mit noch mehr Fehltagen. Das Thema hatten die beiden schon in der Folge Nervthema häufige Krankmeldungen aufgegriffen.

Was du bei häufigen Krankmeldungen ansprechen kannst

Die Regel ist einfach. Du sprichst an, was ist. Die Fakten, die Situation im Unternehmen und die Auswirkungen. Was du weglässt, ist deine Unterstellung. Die Krankheit selbst anzuzweifeln, ist juristisch dünnes Eis und führt in eine Diskussion, die du nicht gewinnen kannst, weil du nichts beweisen kannst. Wer jemandem eine Lüge unterstellt, bekommt Gegenwind.

Was dagegen immer geht, klingt nach Arnes Beispiel so. „Markus, du warst am Montag krank, und mir ist aufgefallen, dass du dieses Jahr schon fünfmal an einem Montag gefehlt hast. Montags ist bei uns besonders viel zu tun. Ist dir das bewusst?“ Damit spiegelst du ein Muster und seine Folgen, ohne zu bewerten.

Jörg ergänzt die Haltung dazu. Geh neugierig und offen ins Gespräch und leg Bilder wie das vom Partywochenende vorher ab. Kläre für dich, welche Absicht du hast und warum dir das Gespräch wichtig ist. Den Beweis, dass jemand krankfeiert, bekommst du ohnehin nicht. Wichtig sind die Auswirkungen auf dich, das Team und die Arbeit.

Aus dem Was ist sprechen und die Wahl lassen

Arne kombiniert dafür zwei Prinzipien aus der Arbeit mit Führungskräften. Das erste ist, aus dem Was ist zu sprechen, ohne Interpretation, Vorwurf oder Verdacht. Das zweite ist, dem anderen die Wahl zu lassen. Du sagst, was das Muster für dich als Führungskraft bedeutet, und überlässt ihm, wie er künftig damit umgeht. Eine Forderung wie „Du darfst montags nicht mehr krank sein“ wäre seltsam und funktioniert nicht. Vielleicht weiß er gar nicht, wie schwierig es fürs Team ist. Beides trainieren Führungskräfte in unserem Führungstraining REFLECT.

Jörg macht es an der Planungssicherheit fest. Fehlt jemand im Kundenservice oder im Vertrieb, bleiben Tickets liegen oder Projekte stocken. Dann kannst du sagen „Du hattest in diesem Jahr 27 Krankheitstage, der Schnitt im Team liegt bei 7. Ich möchte verstehen, wie ich mit dir planen kann“. Darum geht es dir eigentlich. Ob jemand simuliert, würdest du vielleicht gern wissen. Für deine Arbeit zählen die Auswirkungen.

Arne ist überzeugt, dass Menschen, die gern tun, was sie tun, und sich als Teil des Teams wertgeschätzt fühlen, seltener krank sind. Wer seinen Job, die Kunden oder die Kollegen nicht mag, empfindet dieselbe Arbeit als größere Belastung. Umso weniger Sinn ergibt es, im Gespräch über die Krankheit selbst zu sprechen. Fragen wie „Was hast du denn überhaupt?“ führen schnell wieder zu Unterstellungen. Sprich über das Muster und die Auswirkungen. Viele Menschen blenden die Folgen ihrer Krankmeldungen aus und melden sich dann leichter krank, als wenn sie diese Folgen vor Augen hätten.

Jörg rät außerdem, keine ungefragten Tipps zu Meditation, Saftkur oder Sport zu geben. Fragen darfst du, was jemand unternimmt und ob du etwas tun kannst. Kommt die Person selbst auf dich zu und bittet um Unterstützung, ist auch ein Gespräch über die Krankheit völlig in Ordnung. Den Einstieg mit Zahlen und ohne Vorwurf kannst du vorher im Gesprächstraining testen, bevor du Markus gegenübersitzt.

Übergaben und das Team im Blick

Ist jemand plötzlich für Wochen raus, bleiben oft Zugänge, Kundendaten und offene Aufgaben liegen. Auch dann empfiehlt Jörg, mit dem Menschen zu sprechen. „Hast du mal eine Stunde, um Timo den Zugang zu schicken und Sabine kurz die nächsten Schritte zu erklären? Wenn es deine Krankheit gerade nicht zulässt, sag es mir.“ Die Wahl meinst du dabei ernst. Oft erleben die beiden, dass Leute gern helfen, weil sie wollen, dass es für das Team leicht bleibt. Arne betont, dass es um Professionalität gegenüber den Kunden geht. Niemand soll trotz Krankheit eingespannt werden.

Häufige Fehltage fallen auch den Kollegen auf. Dann heißt es, er war gestern noch im Stadion oder im Fitnessstudio. Arne ist da deutlich. Geh auf solche Vermutungen nicht ein. Als Führungskraft redest du nie schlecht über andere Mitarbeitende, denn jeder fragt sich danach, wie du über ihn redest, wenn er nicht dabei ist. Mehr dazu hörst du in der Folge Flurfunk stoppen.

Unter den Tisch fallen lassen darfst du das Thema trotzdem nicht. Wer ständig einspringt, macht das eine Zeit lang gern. Danach meldet er sich vielleicht selbst häufiger krank, sucht sich etwas anderes oder traut dir nicht mehr zu, das Problem zu lösen. Jörg rät, hellhörig zu werden. Frag, was das Fehlen für den Kollegen bedeutet. Wartet er auf eine Rückmeldung, hat er Mehrarbeit? Dann schaut ihr gemeinsam auf die Prioritäten und überlegt, was warten kann. Über die Krankheit des anderen sprichst du dabei genauso wenig wie mit ihm selbst.

Psychische Erkrankungen und der Mut zum Gespräch

Bei wiederkehrenden oder psychischen Erkrankungen haben viele Führungskräfte Bammel vor dem Gespräch. Jörg rät, auch hier über Konsequenzen und Ziele zu reden und die Menschen ernst zu nehmen. Hat jemand eine diagnostizierte Depression mit guten und schlechteren Tagen, könnt ihr vereinbaren, dass er Bescheid gibt, sobald sich ein Ausfall abzeichnet. „Gib mir ein Zeichen, wenn es gerade in diese Richtung geht.“ Das hilft dir schon beim Planen.

Arne hat von Führungskräften gehört, deren Mitarbeitende von sich aus vorgeschlagen haben, an schwierigen Tagen ein paar Stunden von zu Hause zu arbeiten, ohne Meetings. Die meisten Menschen wollen einen Beitrag leisten. Passt das für dich, könnt ihr das vereinbaren. Der Vorschlag muss aber von ihnen kommen. Einem krankgeschriebenen Menschen Arbeit von zu Hause vorzuschlagen, funktioniert nicht, auch rechtlich nicht. Wo deine Verantwortung als Chef endet, besprechen die beiden in der Folge über psychische Belastung. Wenn dich so ein Fall selbst stark beschäftigt, hilft ein Coaching, deine eigene Haltung zu sortieren.

Wenn es dauerhaft nicht funktioniert

Arne bricht auch eine Lanze für Unternehmerinnen und Unternehmer. Verständnis für Menschen, die gerade nicht arbeitsfähig sind, ist das eine. Wenn du dich auf jemanden nicht verlassen kannst, ist das trotzdem ein echtes Problem. Und es ist ein Fakt, dass du Mitarbeitende, die immer da sind, für das Team als wichtiger erlebst. Es ist in Ordnung zu sagen „Wenn du weiterhin so häufig fehlst, funktioniert das für mich nicht, und dann müssen wir eine Lösung finden“. Im Zweifel ist das die Trennung.

Rechtlich führt der Weg über mehrere Gespräche, dokumentierte Auswirkungen und das Angebot einer betrieblichen Eingliederung. Die Details klärst du mit HR oder einem Arbeitsrechtler. Wie eine geordnete Eskalation aussehen kann, zeigt die Folge Konsequenzen ziehen.

Menschlich zählt vor allem, dass du offen sagst, warum. Du tust das für das Team und für die Verlässlichkeit gegenüber den Kunden, und am liebsten würdest du die Person als verlässliche Kollegin behalten. Ihr seid keine Unmenschen, wenn ihr euch von jemandem trennt, der oft krank ist. Manchmal findet ein Mensch danach eine Aufgabe, die besser zu ihm und seiner Gesundheit passt. Jörg ergänzt, dass es um Wirksamkeit im Team geht, um die Jobs der anderen und um Ergebnisse. Sollen alle Führungskräfte in deinem Unternehmen solche Gespräche auf dieselbe Weise führen, lohnt sich ein Inhouse-Training.

Was ein Brief über Fehltage bewirkt hat

Arne erzählt von einem Experiment, über das er auf LinkedIn geschrieben hat. Timo Vogelsang, Professor an der Frankfurt School of Finance & Management, hat es mit einer Einzelhandelskette durchgeführt. 194 Mitarbeitende mit einem Krankenstand deutlich über dem Unternehmensschnitt bekamen einen Brief nach Hause. Darin stand nur eine sachliche Gegenüberstellung ihrer Krankheitstage mit dem Durchschnitt der Kollegen. Keine Drohung, kein Fingerzeig. Die Wahrscheinlichkeit für eintägige Krankmeldungen sank danach um 44 Prozentpunkte. Wer sich einordnen kann, will tendenziell in der Norm liegen. Niemand ist gern der negative Ausreißer.

Kennt ihr euren eigenen Durchschnitt nicht, hilft laut Arne schon der Branchenschnitt. Für dein Gespräch heißt das, zwei Zahlen ohne Vorwurf reichen oft.

Du hast 27 Tage gefehlt, der Durchschnitt bei uns liegt bei 7. Ist dir das bewusst?

Jörg findet das charmant, weil es genau dem entspricht, was die beiden in der ganzen Folge empfehlen. Wie dein Gegenüber die Zahlen bewertet, weißt du nie. Als Einstieg sind sie trotzdem hilfreich. Wenn du solche Gespräche grundsätzlich sicherer führen willst, begleitet dich unser Leadership Training zwölf Wochen lang. Im DialogLab übst du das Gespräch über Fehltage vorher mit einem KI-Gegenüber.