#044 Klare Arbeitsanweisungen

Arne
Mir ist in der letzten Woche etwas aufgefallen: ich hatte in einem Termin gesagt: “Jemand sollte protokollieren”. Es hat sich niemand gemeldet und dann habe ich einfach weiter gemacht.
Es war dann nicht geklärt: schreiben 3 mit, schreibt keiner mit? Wer macht eigentlich was?
Und wie ist das bei dir? In der heutigen Folge geht es um klare Aufgabenverteilung im Team. 
Sagst du, wer was machen soll? 
Fragst du, wer was machen will? 
Und was machst du, wenn sich keiner meldet?
Wir besprechen häufige Delegationsformen im Team, ob sie für dich funktionieren, und wenn nicht, was du anders machen kannst.

Gergely
Folgende Situation: du leitest ein Team mit 10 Mitarbeitenden und es gibt eine neue Aufgabe.
Z.B. die Organisation eines Teamevents inkl. Buchung des Restaurants oder das Protokollieren des gerade stattfindenden Meetings,
oder dir ist es wichtig, dass das Team einen neuen Kunden betreut. Die spezifische Rolle im Team gibt es aber noch gar nicht.
Was machst du? Nehmen wir das erste Beispiel: Also was sagst du, wenn jemand die Orga eines Teamevents übernehmen soll?

Arne
Einige Chefs sagen dann: “Jemand sollte noch das Teamevent organisieren.” 
Dann warten sie kurz. Manchmal ist es dann so: Jeder im Team schaut nach unten. Verlegenheitspause.
Und entweder passiert dann Folgendes:
Ein Mitarbeitender übernimmt dann die Aufgabe. Und zwar wer? Häufig ist das derjenige, dem Harmonie im Team am wichtigsten ist.
Oder es passiert folgendes: wenn keiner sich freiwillig meldet, macht der Chef dann weiter mit einem anderen Thema, hoffend und denkend - super ich habs ja gesagt, dass jemand das organisieren soll.

Gergely
Eine andere Möglichkeit, wie manche Chefs mit der Aufgabe umgehen:
Sie stellen die Frage: “Wer möchte das Teamevent organisieren?”
Und der Verlauf der nächsten Minuten ist sehr ähnlich wie in dem Beispiel vorher:
Entweder es meldet sich jemand. Und zwar der oder die dem Harmonie wichtig ist.
Oder es meldet sich keiner und das Meeting geht weiter.


Arne

Die Intention, das so zu machen, ist eine positive. Häufig geht es Chefs darum, dass jede und jeder möglichst frei entscheiden kann und sich alle wohl fühlen. Häufig ist aber exakt das Gegenteil der Fall.


Denn: Welche Konsequenzen hat es, wenn immer wieder die gleiche Person die Aufgaben macht, bei denen es erstmal keine Verantwortlichen gibt? Nennen wir die Person Hans Werner.
1. Hans Werner ist die Harmonie wichtig. Er mag Pausen in Gesprächen nicht, v.a. wenn gerade auf einen Freiwilligen gewartet wird. 
Hans Werner nimmt also immer wieder freiwillige Zusatzaufgaben an.
Er wird als Konsequenz wahrscheinlich ziemlich viel zu tun haben und mit den eigenen Aufgaben nicht fertig werden. Und es kann sein, dass er immer unzufriedener mit seiner Arbeit sein wird, weil er zwar viel macht. Aber in seinem eigentlichen Job nicht weiterkommt.

Gergely
Was kann das für das  Verhältnis mittel- bis langfristig bedeuten zwischen Hans Werner und seinen Kollegen? Was denkst du?
es kann sein, dass Hans Werner empört darüber sein wird, dass seine, in seinen Augen, asozialen Kollegen ihm jetzt nicht geholfen haben. Diese Einstellung von Hans Werner ist nicht zuträglich für die gesamte Teamkultur, ist aber eine häufige logische Konsequenz des ursprünglichen Vorgehens bezüglich Aufgabenverteilung - und zwar des verpflichtet sein Fühlens
Was kann das für das Verhältnis zwischen Hans Werner und seinem Chef bedeuten?
Es kann sein, dass Hans Werner darüber verärgert ist, dass immer er die Zusatzaufgaben vom Chef machen muss. (das hat der Chef gar nicht gesagt, aber egal)

Arne
Eine andere mögliche Konsequenz des nicht klar zuteilens: Es findet sich kein Freiwilliger, der die Aufgabe übernimmt und der Chef oder die Chefin erwähnt zwar die Aufgabe, setzt aber das Meeting ohne Klärung der Verantwortlichen fort. Welche Konsequenzen hat das für das Team, den Chef und die Aufgabe?

Gergely
Der Chef oder die Chefin wird sich denken: ach das wird schon.
Im Team herrscht vielleicht eine Verlegenheit und Unsicherheit.
Und wird die Aufgabe erledigt? Häufig nein. Dann gibts wieder eine unangenehme Stimmung. Gegebenenfalls implizite oder explizite Vorwürfe. Und irgendwann wird jemand bestimmt, der oder die es macht. Und zwar schnell.


Arne
Die gleichen Konsequenzen haben folgende Formulierungen, vielleicht kennst du einige auch bei dir:
Wir müssten bald das Temevent organisieren.
 Oder:
Das Teamevent muss noch organisiert werden.
 Oder:
Mir ist es wichtig, dass das Teamevent gut organisiert wird.



Gergely
Wenn du als Chef keine klaren Verantwortlichkeiten klärst, hängt diese Aussage in der Luft und führt zu Unsicherheit, verlegenem Warten, wer zuerst einknickt. Das ist doof für dich, das ist doof für diejenigen, denen Harmonie sehr wichtig ist, und das ist doof für die, die auf eine klare Aussage von dir warten.
Das heißt übrigens nicht, dass es in jedem Team so läuft, dass diese Aussagen zu ungeklärten Verantwortlichkeiten führen. In manchen Teams funktioniert es auch super, wenn du als Chef fragst, wer die Aufgabe übernimmt. (wenn Zusammenhalt im Team und motivierte Mitarbeiter?) Wenn du aber immer wieder feststellst, dass Aufgaben, die du angesprochen aber nicht zugeteilt hast, nicht fertig sind
Oder immer wieder die gleichen Mitarbeitenden die Zusatzaufgaben erledigen, müsstest du deine Delegationsstrategie umstellen.



Arne
Was kannst du also machen?
Falls du keine konkrete Vorstellung hast, wer die Aufgabe machen kann, kannst du fragen: wer übernimmt die Organisation des Teamevents?
Und, jetzt wichtig, wenn sich keiner meldet: weise jemanden zu.
und zwar nicht Hans Werner, wenn der das oft macht. Sondern einer Person, die z.B. gut und gerne organisiert, der Freizeitaktivitäten mit dem Team wichtig sind. etc.


Es gibt eine Haltung, also eine Befürchtung, die einigen dabei im Weg steht.



Gergely
Was würdest du sagen, bei welchen Aufgaben tun sich Chefs am schwersten, diese weiterzudelegieren?
Häufig ist das so, dass das Aufgaben sind, die sie selber nicht gerne machen. 

Häufig hängt dann genau diese Aufgabe unzugeteilt im Backlog.
Oder was machen einige Chefs im dem fall auch oft - sie machen es selber. Und dann ist die Frage: dienst du deinem Team und deinem Unternehmen am besten, wenn du die Organisation des Teamevents selber übernimmst?
Oder willst du nur als “nett” dastehen?

Arne
Sage gerne klar und eindeutig, was du willst. Und das mache ich ab jetzt deutlich bewusster.
Es wird immer Menschen geben, die die Aufgabe gut finden und es wird immer Menschen geben, die die Aufgabe blöd finden.
Es wird immer Menschen geben, die dich dafür feiern, wie du es machst, und es wird immer Menschen geben, die dich dafür ablehnen.
Und wir laden dich dazu ein, eine klare Ausrichtung zu haben, wo du hin willst und was du selber machen willst, was du delegieren willst. Und das auch durchzuziehen. Denn damit machst du dich, deine Gruppe und dein Unternehmen erfolgreich – und attraktiv für deine Mitarbeitenden.